Avv. Mirco Minardi
Delegare è una vera e propria arte ed i manager di successo ne sono dei veri e propri maestri. Per delegare occorre avere:
- fiducia;
- intelligenza;
- umiltà;
- intuito.
Perché è fondamentale delegare? Per la semplice ragione che non siamo né onnipotenti, né onniscienti, dunque non siamo in grado di fare tutto, né di fare bene tutto.
Ci sono compiti che non “meritano” di essere eseguiti da un avvocato dotato di una organizzazione; altri che non è opportuno ed economico che vengano svolti personalmente dal titolare per la ragione che altri sanno farlo meglio (es. tenuta contabilità, sicurezza informatica, ecc).
In sintesi, i benefici della delega possono essere così riassunti:
- riduce il carico di lavoro;
- consente di avere più tempo da dedicare ad attività importanti;
- responsabilizza i collaboratori;
- consente di individuare i collaboratori che possono aspirare a diventare associati o partner;
- sviluppa la fiducia reciproca tra noi e i nostri collaboratori;
- migliora l’organizzazione complessiva dello studio.
Ma se così tanti sono i benefici, per quale ragione allora la delega non viene così sfruttata? Solitamente, le ragioni che spingono a non delegare sono queste:
- sindrome di onnipotenza: “faccio tutto io, perché lo faccio meglio”;
- paura di perdere il controllo;
- paura di far crescere i propri collaboratori;
- desiderio paranoico che tutto debba essere fatto esattamente come lo avremmo fatto noi;
- mancanza di fiducia.
Un buon manager sa perfettamente:
- cosa delegare;
- a chi delegare;
- come delegare;
- come controllare che il lavoro delegato venga svolto.
Tipologie di deleghe.
Vi sono diversi tipi di delega:
a) delega c.d. del fattorino: manca qualsivoglia autonomia decisionale (andare alla posta; sbrigare attività di cancelleria; scrivere a computer una lettera predisposta in minuta; ecc.);
b) delega di attività: il delegato ha la responsabilità di eseguire un’attività specifica (fare una memoria ex art. 183 c.p.c.; scrivere una lettera);
c) delega di progetto: ha un più elevato livello di partecipazione. Il delegato ha il compito e la responsabilità di seguire un intero progetto, dall’inizio alla fine (ad es. un’intera causa, dall’atto di citazione, alla memoria di replica conclusionale).
All’interno dello studio occorrerà distribuire sapientemente le diverse deleghe, individuando per ciascun compito la persona più indicata ad eseguirla.
Cosa delegare
Si può e si deve delegare tutto ciò che non è importante o è meno importante rispetto alle attività che ci siamo riservati. Talvolta alcuni avvocati c.d. “delega tutto” commettono il grave errore di delegare compiti importanti, perché magari ritenuti poco piacevoli, per dedicarsi ad attività meno importanti. Ad esempio si delega lo studio di un caso difficile, rimettendosi al parere fornito dal praticante o dal giovane collaboratore. Questa è un’abdicazione non una delega!
La regola fondamentale è questa: si può delegare un’attività importante solo in presenza di due condizioni:
1) la persona delegata ha le competenze per eseguire il compito;
2) il delegante deve dedicarsi ad una attività più importante di quella delegata.
Se manca una delle condizioni la delega non dovrebbe essere conferita.
Chi delegare.
Il secondo passo è scegliere la persona che dovrà svolgere il compito. Per far ciò dobbiamo rispondere alla domanda:
- esistono nel mio staff persone che possono svolgere questo compito?
Se la risposta è negativa occorrerà trovare una diversa soluzione; ad esempio un jolly esterno. Se la risposta è affermativa dovremo scegliere la persona che, oltre ad avere la capacità di svolgere il compito, ha anche il tempo e la motivazione per farlo. I nostri collaboratori non andrebbero mai sovraccaricati, né di lavoro, né di responsabilità.
Occorrerà poi accertare il livello di assistenza che dovremo prestare al delegato.
Come delegare.
Individuato l’oggetto della delega e il destinatario, un buon manager deve anche sapere come delegare. Per delegare bene occorre:
- spiegare bene cosa ci si attende, stabilendo gli standard;
- ricevere conferma della disponibilità del delegato a svolgere il compito entro il termine stabilito;
- concordare la scadenza fattibile del compito delegato;
- chiarire come (eventualmente) verrà prestata assistenza al delegato;
- chiarire che il delegato ha la responsabilità di portare a termine il progetto;
- concordare una data intermedia per la verifica del progetto;
Controllo.
Delegare non significa certamente passare la patata bollente. Un buon manager non omette mai di controllare il lavoro del delegato, e il controllo sarà tanto più penetrante quanto minori saranno le competenze del delegato e maggiore l’importanza del compito.
Il check potrà avvenire sia durante il compito che alla fine, a seconda della difficoltà e delle competenze del delegato.
Se il compito non è stato eseguito come ci si aspettava occorrerà porsi le seguenti domande:
- Il compito era troppo difficile per essere delegato a quella persona?
Il delegato era sovraccaricato di lavoro?
Sono stato sufficientemente chiaro nell’esplicitare gli standard che mi aspettavo?
In base alla risposta, agiremo di conseguenza.
Mirco Minardi
Avvocato, blogger, relatore in convegni e seminari. Autore di numerosi articoli apparsi su riviste specializzate cartacee e delle seguenti monografie: Le insidie e i trabocchetti della fase di trattazione del processo civile di cognizione. Manuale di sopravvivenza per l’avvocato, Lexform Editore, 2009; Le trappole nel processo civile, 2010, Giuffrè; L’onere di contestazione nel processo civile, Lexform Editore, 2010; L’appello civile. Vademecum, 2011, Giuffrè; Gli strumenti per contestare la ctu, Giuffrè, 2013; Come affrontare il ricorso per cassazione civile, www.youcanprint.it, 2020.
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