La gestione del tempo nello studio legale: le email

Basta con la teoria (per il momento), facciamo un po’ di pratica!!

COME SI GESTISCONO LE EMAIL

Quante email riceviamo ogni giorno? Tantissime, non le ho mai contate, ma suppongo (considerando lo spam che non viene filtrato) più di cento.

Come si possono gestire efficacemente le email? Anzitutto con la tecnica dei 2 minuti. La tecnica dei due minuti è stata una scoperta straordinaria per e me e l’ho appresa leggendo l’ebook di Leo Babauta intitolato “Zen to done”. Consiste in questo.

Anzitutto, a meno che tu non stia aspettando una email importante, non controllare la posta più di quattro volte al giorno (l’ideale sarebbe due volte) e disattiva tutti i segnali sonori e visivi che ti dicono che è arrivata una email.

Configura il tuo programma di posta elettronica in modo che le email ricorrenti vadano a finire in automatico nella casella di posta elettronica deputata e quelle spazzatura (ad esempio quelle inviate da Facebook 😉 direttamente nel cestino.

Quando decidi di controllare la posta significa che puoi anche processarla. Processare una email significa in sostanza compiere queste attività:

• Leggere
• Rispondere
• Inoltrare
• Archiviare
• Cestinare

Se la email deve essere cestinata fallo subito; come pure se deve essere solo archiviata o inoltrata.

Se la email richiede invece una risposta comportati così:

• se la risposta ti richiede meno di 2 minuti rispondi subito;
• se la risposta ti richiede più di due minuti mettila in una cartella con scritto “Posta da evadere” (o quello che preferisci). Ci ritornerai quando sarà il momento della giornata di gestire la posta.

Se usi un Iphone puoi scaricare app che cronometrano i due minuti (ad es. Two Minutes).

Errori da evitare:

• controllare continuamente la posta elettronica;
• non stabilire un orario in cui evadere la posta;
• dimenticarsi di rispondere ad una email che richiede una risposta;
• farsi disturbare dagli avvisi di ricevimento.

Prova e fammi avere il tuo feedback 🙂

Mirco Minardi

Avvocato, blogger, relatore in convegni e seminari. Autore di numerosi articoli apparsi su riviste specializzate cartacee e delle seguenti monografie: Le insidie e i trabocchetti della fase di trattazione del processo civile di cognizione. Manuale di sopravvivenza per l’avvocato, Lexform Editore, 2009; Le trappole nel processo civile, 2010, Giuffrè; L’onere di contestazione nel processo civile, Lexform Editore, 2010; L’appello civile. Vademecum, 2011, Giuffrè; Gli strumenti per contestare la ctu, Giuffrè, 2013; Come affrontare il ricorso per cassazione civile, www.youcanprint.it, 2020.

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