Il Timesheet, cioè: cosa fai durante il giorno?

Avv. Mirco Minardi

Il Timesheet è un modulo per la rilevazione del tempo, cioè per registrare tutto ciò che facciamo durante il giorno.

Perchè mai dovremmo avere bisogno di questo strumento? Per diverse ragioni:

• per monitorare l’attività nostra e dei nostri collaboratori;
• per valutare l’economicità o l’antieconomicità di una prestazione;
• per calcolare la parcella.

Il Timesheet deriva dal mondo anglosassone e in Italia è usato soprattutto dai grandi Studi Legali che lavorano con imprese straniere e che si occupano di attività stragiudiziale. Difatti, proprio nell’attività stragiudiziale è sentita maggiormente l’esigenza di avere uno strumento per poter calcolare la prestazione da fatturare al cliente, il quale, peraltro, in quelle realtà, prima di conferire l’incarico vuole conoscere i costi cui andrà incontro, che dipendono proprio dal numero delle ore/uomo necessarie per svolgere la prestazione.

Ma, dicevamo, il Timesheet non serve solo a questo, serve infatti anche a misurare le nostre performance e quelle dei nostri collaboratori. Serve per verificare se nell’arco della giornata ci siamo dedicati ad attività importanti o non importanti; urgenti o non urgenti, così da avere una mappa precisa non solo della quantità, ma anche della qualità del lavoro svolto.

La resistenza maggiore ad adottare il Timesheet (oltre al fatto che richiede tempo) è proprio data dalla paura di verificare i risultati. Ci piace compiacerci del fatto che “non abbiamo mai sufficiente tempo”, ma cosa accadrebbe se scoprissimo che ciò dipende da una sbagliata scelta dei compiti da eseguire? Come ci sentiremmo se ci rendessimo conto che il 25% del tempo lavorativo lo abbiamo in realtà sprecato per navigare in Internet, fare telefonate extralavorative, inviare sms, rispondere ad e-mail non inerenti al lavoro, eseguire attività di poca importanza che avremmo potuto delegare, ecc.?

Riguardo alla forma, il Timesheet può essere strutturato in maniera semplice o complessa. In quello semplice avremo:

• la data;
• l’ora;
• dati del soggetto compilatore;
• il tipo di attività svolta;
• il cliente destinatario dell’attività.

In quelli più complessi troviamo altre informazioni, come ad esempio:

• la data di conferimento del mandato;
• la data di assegnazione al responsabile;
• la data di assegnazione all’incaricato;
• il nome dei suddetti soggetti;
• l’importanza della pratica;
• lo stato della pratica;
• l’eventuale partecipazione di altri professionisti;
• il luogo di svolgimento della prestazione;
• il tempo dedicato agli spostamenti;
• il responsabile della pratica;
• i soggetti informati;
• ecc.

Il Timesheet può essere sia cartaceo, sia digitale, sotto forma di software. Quest’ultimo è certamente da preferire perchè consente di sfruttare al meglio tutte le potenzialità dello strumento. Oltretutto, il Timesheet potrebbe essere integrato nella Intranet, per dar modo ai clienti di accedere, dopo l’autenticazione e l’inserimento della password, al file relativo alla loro pratica, così da vedere il suo andamento.

Dicevamo che altra importanza funzione del Timesheet è quella di calcolare l’onorario ad ore che abbiamo conseguito in una certa pratica. Se, ad esempio, abbiamo fatturato una prestazione 1000,00 euro, lavorandoci per 20 ore, significherà che in quella pratica abbiamo guadagnato 50 euro per ogni ora lavorata e dunque possiamo riflettere sulla redditività della prestazione rispetto ai nostri standard.

Il consiglio, dunque, è quello di iniziare a tenere un diario delle attività di studio. Questo consentirà di avere la rappresentazione fedele e completa di ciò che è stato fatto, a tutti i livelli. Fa cioè parte di quella attività di acquisizione delle informazioni, che dovrebbe essere alla base di ogni decisione.

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Mirco Minardi

Avvocato, blogger, relatore in convegni e seminari. Autore di numerosi articoli apparsi su riviste specializzate cartacee e delle seguenti monografie: Le insidie e i trabocchetti della fase di trattazione del processo civile di cognizione. Manuale di sopravvivenza per l’avvocato, Lexform Editore, 2009; Le trappole nel processo civile, 2010, Giuffrè; L’onere di contestazione nel processo civile, Lexform Editore, 2010; L’appello civile. Vademecum, 2011, Giuffrè; Gli strumenti per contestare la ctu, Giuffrè, 2013; Come affrontare il ricorso per cassazione civile, www.youcanprint.it, 2020.