Vi dico cosa faccio per lavorare meglio.

Una delle lezioni più importanti che ho appreso è la coerenza: se parli di un metodo di gestione devi averlo sperimentato. Se lo consigli, significa che lo utilizzi.

Poiché vengo continuamente fermato in Tribunale da colleghi che mi chiedono: “ma dove trovi il tempo per fare tutto?” vi svelo alcuni trucchi del mestiere, sperando che vi possano essere d’aiuto.

Di molti ho già parlato. Oggi vi parlo di questa tecnica che uso da tempo con grande soddisfazione.

Premesso che per me il mattino è il momento migliore del giorno, utilizzo questo periodo per affrontare i compiti più importanti e più complessi, tipicamente gli atti.

Mi chiudo nella mia stanza; nessuno può entrare; nessuna telefonata può filtrare, non rispondo a sms, e-mail a niente. E’ il mio momento di concentrazione. Entro nel flusso in cui studio, rifletto, scrivo.

Bastano quattro ore al giorno (due al mattino e due al pomeriggio), costantemente dedicate alle cose più importanti, per portare grande efficienza ed efficacia al vostro lavoro. Evitate di utilizzare il momento migliore della giornata per fare cose poco importanti, poco impegnative, semplici.

Un’altra conquista di grande successo è stata quella di sgombrare totalmente la scrivania. Come si fa a trovare la concentrazione quando sopra la scrivania ci sono 20 fascicoli?  e ogni volta che alzi gli occhi dici “Diamine, devo chiamare il liquidatore della Axa, devo mandare il fax al collega, mi scade anche quell’atto, etc. etc. etc.”.

(photo by Caterina Chiappa)

E’ anche vero però che lavorare con una pratica alla volta significa dover chiamare in continuazione la segretaria: “mi porti il fascicolo Rossi, mi porti il fascicolo Bianchi”. Praticamente quella poveretta deve stare dietro a noi, considerato che in un giorno  metto le mani su una media di 15 fascicoli, il che significa 75 alla settimana e 300 al mese. Significa che per 300 volte al mese la interrompiamo mentre sta lavorando (n.b.: non solo la nostra concentrazione è importante, anche quella dei nostri collaboratori) per farci prendere le solite cartacce.

Che fare?

Photo by www.mondoffice.it

Io utilizzo questo carrellino della Mondoffice che tengo vicino alla mia scrivania, sul quale inserisco tutte le pratiche sulle quali lavorerò durante la settimana. E così la mia scrivania è diventata sgombra senza dover scocciare continuamente la segretaria.

Il terzo consiglio che voglio darti è questo: annota tutto ciò che fai durante il giorno.

• Bene se lo fai per una settimana.
• Molto bene se lo fai per due settimane.
• Ottimo se lo fai per un mese.

Quando hai un mese di monitoraggio chiediti:

• come ho usato il mio tempo?
• quanto tempo ho dedicato alle cose importanti?
• quanto ne ho sprecato?
• quanto l’ho dedicato alle cose urgenti?
• quanto l’ho impiegato per fare cose che avrei potuto delegare?
• quanto me l’hanno rubato le interruzioni?
• quanto ne ho perso aspettando le udienze? come avrei potuto sfruttarlo meglio?
• quanto ne ho perso durante gli spostamenti? come avrei potuto sfruttarlo meglio?

Vi posso assicurare che il solo fatto di monitorarvi produrrà di per sé una gestione più efficace.

A volte basta poco per migliorare la vita 😉

Mirco Minardi

Avvocato, blogger, relatore in convegni e seminari. Autore di numerosi articoli apparsi su riviste specializzate cartacee e delle seguenti monografie: Le insidie e i trabocchetti della fase di trattazione del processo civile di cognizione. Manuale di sopravvivenza per l’avvocato, Lexform Editore, 2009; Le trappole nel processo civile, 2010, Giuffrè; L’onere di contestazione nel processo civile, Lexform Editore, 2010; L’appello civile. Vademecum, 2011, Giuffrè; Gli strumenti per contestare la ctu, Giuffrè, 2013; Come affrontare il ricorso per cassazione civile, www.youcanprint.it, 2020.