E’ stato alla fiera di Cervia, quella sulle professioni legali, che mi sono imbattuto per la prima volta in Easylex, un software gestionale.
Sono rimasto davvero impressionato dalle potenzialità di questo SW, soprattutto per ciò che concerne la sua integrazione con la Qualità.
Tutti i SWG degni di questo nome, infatti, hanno l’agenda, la pratica, l’anagrafica, ma pochi altri hanno queste funzionalità:
- Ogni pratica può essere dichiarata riservata
con accesso limitato ai suoi referenti o ad
uno specifico gruppo di lavoro.
Questo accorgimento ci mette in regola con le norme del codice della privacy. Sappiamo infatti che uno dei problemi maggiori è proprio quello di regolamentare gli accessi. Di norma, un collega di studio/praticante che non segue una determinata pratica, non dovrebbe avere accesso ai file relativi, ma questo è impossibile da evitare con i normali programmi.
- gli studi di settore sono desunti
automaticamente dall’oggetto pratica;
Il che evita la “rogna” di dover controllare ogni anno la tipologia delle pratiche trattate
- la verifica del conflitto d’interesse avviene
inserendo i soggetti cliente e controparte;
Anche questa è una funzione molto importante, perchè quando il “giro d’affari” aumenta è difficile verificare le compatibilità.
- L’Agenda è da sempre lo strumento principe
per la pianifi cazione delle attività nello
Studio Legale. EasyLex™ mantiene questa
centralità, ma con valore aggiunto.
Ad esempio l’esclusivo concetto di Evento-
Prestazione è nato dall’osservazione
che ciò che va in Agenda andrà prima
o poi parcellato. I dati dell’agenda sono
usati anche per la parcella evitando
doppi inserimenti. Basta infatti spuntare
un’attività come fatta per trasformarla in
prestazione! L’Agenda diventa quindi il
cuore operativo di tutto il sistema a partire
dalla pianifi cazione delle attività fi no alla
loro consuntivazione come prestazioni in
parcella e nota spese giudiziale.
La valorizzazione può avvenire con voci
libere, a tempo, prese dal tariffario forense
o da un listino, personalizzabile per cliente,
in qualunque combinazione. E’ possibile
contrassegnare le voci ai fini della parcella
e ai fini della nota spese. Le ore lavorate
possono quindi essere sempre caricate
a prescindere dalla loro fatturabilità,
generando costi e consentendo di calcolare
la marginalità della pratica.
Ho evidenziato queste caratteristiche. Un SWG dovrebbe semplificare la vita dell’utente e non complicarla. E’ chiaro dunque che è occorre ridurre al minimo le operazioni facendo in modo che l’inserimento di un dato possa essere utilizzato in tutte le combinazioni possibili, così quindi per la preparazione della parcella. Interessante il fatto che la parcella possa essere preparata utilizzando vari parametri e non solo quelli delle tariffe. Importantissima, poi, la funzione di Timesheet che consente di calcolare il margine della pratica, a prescindere dalla parcellazione.
Il traffico telefonico è,
assieme alla posta elettronica,
il canale principale di
comunicazione con l’esterno
e come tale deve essere
opportunamente tracciato
sia per poter documentare
cronologicamente gli estremi
della comunicazione, sia per
catturare la componente
prestazione ( e costi associati)
che una telefonata quasi
sempre comporta.
Una telefonata dall’esterno
destinata ad una persona
assente può essere parcheggiata nella sua
agenda senza bisogno di compilare post-it
o inviare email. L’interessato, al suo ritorno,
vedrà in agenda il riferimento telefonico di
chi l’ha cercato e, dopo averlo richiamato,
potrà trasformare la stessa registrazione in
agenda in una prestazione.
La telefonata in uscita può essere subito
inserita come prestazione usando una
finestra dedicata con timer incorporato.
La stessa fi nestra consente di spedire SMS
o di chiamare usando Skype®!
Anche qui va segnalata l’integrazione della funzione telefono con quella della parcellazione. Il timer, che si attiva con un pulsante, evita di dover digitare l’ora di inizio e di fine della telefonata.
Controllo di Gestione
Pianificare scadenze, inserire prestazioni,
emettere parcelle, pur con tutti gli
automatismi del programma, non basta.
EasyLex™ fornisce anche gli strumenti di
controllo per monitorare i parametri vitali
dello Studio e le situazioni che possono
infl uenzare la qualità del servizio e la
Customer Satisfaction, come ad esempio:
Confl itto di interessi, per verifi care in fase
di creazione pratica che il cliente non sia già
controparte o la controparte non sia cliente.
Pratiche non movimentate, per cercare
quali pratiche ancora in corso non hanno
attività future in agenda. Tale controllo è
eff ettuato in una specifi ca pratica anche
ogni volta che se ne evade un scadenza.
Udienze da rinviare, per vedere in quali
udienze non è stata assegnata la data di
rinvio.
Attività scadute (non ancora evase entro
la data limite) o in scadenza entro un certo
periodo.
Situazione contabile, per verifi care in quali
pratiche o clienti le ore lavorate abbiano
superato la previsione a budget, il credito
abbia superato una certa soglia oltre la
quale è opportuno fatturare.
Ho evidenziato due funzioni davvero importanti. La prima ci consente, ad esempio, di tenere sotto controllo le prescrizioni. Basterà chiedere al sistema, ad esempio, quali sono le pratiche che non vengono movimentate da più di 6 mesi, 1 anno, ecc. La seconda si colloca in un’ottica di gestione efficace ed efficiente.
Sistema Gestione Qualità
EasyLex™ traccia già ogni forma di
comunicazione con documenti, email e
telefonate, pianifi ca ogni attività e registra le
ore lavorate sulle varie pratiche.
Il modello organizzativo proposto si attiene
alla linee guida della norma ISO 9001-2000.
Chi è certificato o desidera conseguire
certificazione può trovare grande aiuto
Modulo SGQ dotato di report specifi ci
le non conformità e le azioni correttive/
preventive effettuate in un certo periodo.
E’ infatti difficile (se non impossibile) gestire un sistema di qualità senza un SW adeguato.
Queste sono le funzioni che mi hanno colpito di più. Naturalmente il sistema è molto più completo. Per avere maggiori informazioni, Vi invito a visitare il sito web della softerhouse ferrarese che lo ha progettato, la Softlab s.r.l..
Mirco Minardi
Avvocato, blogger, relatore in convegni e seminari. Autore di numerosi articoli apparsi su riviste specializzate cartacee e delle seguenti monografie: Le insidie e i trabocchetti della fase di trattazione del processo civile di cognizione. Manuale di sopravvivenza per l’avvocato, Lexform Editore, 2009; Le trappole nel processo civile, 2010, Giuffrè; L’onere di contestazione nel processo civile, Lexform Editore, 2010; L’appello civile. Vademecum, 2011, Giuffrè; Gli strumenti per contestare la ctu, Giuffrè, 2013; Come affrontare il ricorso per cassazione civile, www.youcanprint.it, 2020.
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