Gli avvocati e la gestione dell’ufficio.

Si dice che il caos esterno è il riflesso del caos interno, cioè del nostro disordine interiore.

Forse è vero. Ma trovo che sia vera anche l’affermazione contraria: il caos interno può essere provocato dal caos esterno.

In altre parole, un ufficio disordinato ci mette ansia, questo perché abbiamo la sensazione di non avere il controllo della situazione. Abbiamo così paura:

• di dimenticare scadenze
• di non compiere atti dovuti
• i far prescrivere sinistri
• di dimenticare interi fascicoli.

Si tratta di un problema serio, visto che il processo civile non ammette ormai errori. Sono finiti i tempi in cui alla decima udienza potevi produrre un documento o chiedere una prova per testi. Oggi tutto è rigidamente concentrato in termini perentori.

Allora l’ordine diventa un’esigenza fondamentale. Vediamo alcuni consigli:

• almeno due volte l’anno è bene controllare tutti i fascicoli;
• sulla scrivania non vi dovrebbero essere più fascicoli di quanto ne andremo a trattare nel corso della giornata;
• la posta spazzatura va eliminata subito;
• tutto ciò che può essere delegato va delegato;
• le agende andrebbero tenute in modo ordinato e aggiornato;
• tutte le spese devono essere annotate, a mano a mano che vengono sostenute.

Lo stesso ordine deve caratterizzare il computer. Il desktop non deve essere ricettacolo di tutti i tipi di file, bensì dovrebbe avere collegamenti a cartelle contenenti i file o altre sottocartelle.

I file dovrebbero essere nominati secondo un criterio VALIDO PER TUTTI, e sottolineo valido per tutti, visto che spesso, all’interno dello studio, ognuno usa il proprio, così che quando si deve cercare un file si perdono preziosi minuti.

Io uso questo:

“cliente controparte tipo file”.

Quindi:

• “bianchi rossi citazione”
• “bianchi rossi lettera 1”
• “bianchi rossi lettera 2”
• “bianchi rossi fascicolo”
• “bianchi rossi nota spese”
• “bianchi rossi comparsa conclusionale”

ecc.

I file vanno poi inseriti in una cartella denominata:

“bianchi rossi”

Se “bianchi” ha più pratiche, avremo la cartella “bianchi” e poi le sottocartelle:

“bianchi rossi”
“bianchi verdi”

Ecc.

Questo modo di classificare i file è utilissimo visto che oggi c’è uno strumento fondamentale e cioè Google Desktop®.

Google Desktop® è un’applicazione gratuita di Google che tiene sotto controllo tutti i file presenti nel computer e li trova in un batter di ciglio, ad una velocità nemmeno paragonabile alle funzioni di ricerca di Windows®.

Ora, se voi seguite il mio criterio di memorizzazione, trovare un file diventerà semplicissimo. Diversamente, se avete memorizzato i file senza il nome delle parti, ad esempio “1° memoria 183”, troverete un oceano di file e sarà difficile per voi individuare subito ciò che cercate.

Quando ero praticante, poi, avevo memorizzato in una cartella tutte le note spese per i decreti ingiuntivi, distinte in base al valore del decreto. In questo modo, non c’era bisogno ogni volta di compilare la nota, bastando semplicemente cambiare i dati.

Altro consiglio riguarda le note di iscrizione. Se il cliente Alfa vi dà 30 pratiche all’anno, preparate una nota di iscrizione in cui i dati della società cliente sono già prestampati, così da non doverli riscrivere ogni volta.

Piccoli accorgimenti che semplificano la vita.

Mirco Minardi

Avvocato, blogger, relatore in convegni e seminari. Autore di numerosi articoli apparsi su riviste specializzate cartacee e delle seguenti monografie: Le insidie e i trabocchetti della fase di trattazione del processo civile di cognizione. Manuale di sopravvivenza per l’avvocato, Lexform Editore, 2009; Le trappole nel processo civile, 2010, Giuffrè; L’onere di contestazione nel processo civile, Lexform Editore, 2010; L’appello civile. Vademecum, 2011, Giuffrè; Gli strumenti per contestare la ctu, Giuffrè, 2013; Come affrontare il ricorso per cassazione civile, www.youcanprint.it, 2020.

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