La notifica del duplicato informatico originato dalla scansione dopo la legge 132/2015

Come è noto, dal 30 marzo 2015 è possibile scaricare dal fascicolo informatico anche i duplicati informatici di atti e provvedimenti.

Il duplicato informatico altro non è che un file identico ad un altro file anche (e sottolineo, anche) dal punto di vista informatico, cioè dei bit di cui è formato (l’art. 1, i-quinquies, del CAD lo definisce infatti come “il documento informatico ottenuto mediante la memorizzazione, sullo stesso dispositivo o su dispositivi diversi, della medesima sequenza di valori binari del documento originario”). Per capire la differenza tra un duplicato e una copia informatica basti questo esempio. Se trasformo il file del mio atto di citazione da doc a pdf, il contenuto di quel file non cambia, anche se dal punto di vista dei bit essi saranno completamente diversi.

Quando scarichiamo dal Polisweb la copia informatica di una sentenza, ad esempio, dal punto di vista informatico non otteniamo un duplicato, in quanto i valori binari sono differenti, nonostante si tratti sempre “dello stesso” pdf.

Al contrario, se scarico per cinque volte il duplicato di un decreto, i cinque file saranno sempre identici anche dal punto di vista dei bit, non solo quindi nella forma e nel contenuto del documento. Per avere la dimostrazione di ciò è sufficiente calcolare l’impronta informatica, ad esempio con questa applicazione.

Già questo ci fa capire che l’occhio umano non può distinguere un duplicato informatico da una copia informatica, in quanto la differenza può essere colta solo da una macchina. È certamente vero che la copia informatica viene generata con la famosa coccardina, ma questo è un plus generato dal programma del Ministero, non vale in generale.

A seguito della scadente tecnica normativa, nel mese di giugno 2015 (d.l. 83/2015) gli avvocati si sono trovati nella condizione di non poter notificare in sicurezza (e sottolineo, in sicurezza) le copie informatiche scaricate dal fascicolo informatico, stante, da un lato, l’assenza delle specifiche tecniche di cui all’art. 16-undecies, comma 3, e, dall’altro, la ritenuta necessità di inserire la relata in un documento separato. In altre parole, il ragionamento fatto da molti Autori (ma non da tutti) è stato questo:

a) siccome le copie informatiche necessitano dell’attestazione di conformità;

b) siccome l’attestazione di conformità in caso di notifica va inserita necessariamente nella relata ex comma 3, dell’art. 16-undecies, d.l. 179/2012;

c) siccome la relata di notifica è un documento separato;

d) siccome lo stesso articolo prevede che la conformità, in caso di documento separato, si debba attestare secondo le specifiche tecniche stabilite dal responsabile per i sistemi informativi automatizzati del Ministero della giustizia;

e) siccome queste specifiche tecniche non sono state ancora emanate,

allora si deve concludere che fino a quel momento non sarà possibile attestare la conformità di copie per la notifica telematica.

Allo stesso tempo, si afferma che poiché il duplicato non necessita di attestazione di conformità, nessun problema sussiste per la notifica di questa speciale forma di documento informatico.

Sennonché, da più parti si sostiene che il duplicato, per poter essere definito tale, deve consistere non solo in un documento originariamente informatico, ma deve essere anche sottoscritto con firma digitale. In altre parole, una scansione, quand’anche firmata digitalmente, non potrebbe mai consentire, sotto il profilo giuridico, la generazione di un duplicato informatico, men che meno in assenza di firma elettronica avanzata.

In un recente post apparso sul suo blog, Francesco Minazzi ha contestato – a mio avviso correttamente – questa conclusione, affermando che l’art. 16-bis, comma 9-bis, d.l. 179/2012, consente di estrarre duplicati anche degli atti e provvedimenti frutto di scansione presenti nel fascicolo informatico. Lo stesso Autore ha evidenziato le norme del CAD che, a proposito di duplicati informatici, non richiedono affatto la firma digitale.

Al contrario, nel sito web del Memento Legislativo è possibile scaricare uno scritto in cui si legge testualmente:  “In realtà il sistema genera duplicati informatici di qualsiasi file inserito nel fascicolo con la conseguenza che – mentre il duplicato informatico di un originale informatico ha lo stesso valore legale del documento da cui è tratto (perché su di esso è possibile verificare l’apposizione della firma digitale) – nel momento in cui il sistema genera un duplicato informatico di atti e/o documenti che non sono stati depositati come originali informatici, il relativo duplicato informatico ha lo stesso valore legale di una semplice copia e per acquisir­ne uno diverso deve essere munito dell’attestazione di conformità prevista dalla normativa vigente. In buona sostanza se nel duplicato informatico di un atto scaricato dal fascicolo del procedimento è presente nonché verificabile la firma digitale apposta dal soggetto che ha redatto, come PDF nativo, il documento si tratta effettivamente del duplicato informatico di un originale informatico, altrimenti no. Mentre da un punto di vista tecnico informatico il duplicato di un file è un file identico al precedente e dunque avente la stessa sequenza di bit, da un punto di vista giuridico se l’oggetto di cui trattasi è un docu­mento il suo valore legale e la sua valenza in quanto duplicato informatico (equivalente all’originale senza necessità di attestazione di conformità) è tale soltanto se tratto da un originale informatico sottoscritto. Tutte le volte che viene scaricato un duplicato informatico di un atto presente nel fascicolo del procedimen­to che non sia un originale informatico sia in senso tecnico che in senso giuridico, l’oggetto che si ottiene (sebbene denominato duplicato informatico) è in realtà una copia informatica e necessita, per acquisire valore legale, di un’attestazione di conformità apposta con le modalità previste dalla normativa vigente”.

Il pensiero dell’ignoto autore è dunque il seguente:

• il duplicato informatico di un originale informatico ha lo stesso valore legale del documento da cui è tratto (perché su di esso è possibile verificare l’apposizione della firma digitale);
• tecnicamente, dal fascicolo informatico è possibile scaricare duplicati di file non sottoscritti digitalmente e frutto di scansione;
• nel momento in cui il sistema genera un duplicato informatico di atti e/o documenti che non sono stati depositati come originali informatici, il relativo duplicato informatico ha lo stesso valore legale di una semplice copia e per acquisir­ne uno diverso deve essere munito dell’attestazione di conformità prevista dalla normativa vigente;
• da un punto di vista tecnico informatico, il duplicato di un file è un file identico al precedente e dunque avente la stessa sequenza di bit, da un punto di vista giuridico se l’oggetto di cui trattasi è un docu­mento il suo valore legale e la sua valenza in quanto duplicato informatico (equivalente all’originale senza necessità di attestazione di conformità) è tale soltanto se tratto da un originale informatico sottoscritto;
• tutte le volte che viene scaricato un duplicato informatico di un atto presente nel fascicolo del procedimen­to che non sia un originale informatico sia in senso tecnico che in senso giuridico, l’oggetto che si ottiene (sebbene denominato duplicato informatico) è in realtà una copia informatica e necessita, per acquisire valore legale, di un’attestazione di conformità apposta con le modalità previste dalla normativa vigente.

Questa lettura, però, a mio modesto parere, non trova addentellati normativi.  Vediamo perché.

L’art. 22 del CAD, ai commi 2 e 3, stabilisce quanto segue:

2. Le copie per immagine su supporto informatico di documenti originali formati in origine su supporto analogico hanno la stessa efficacia probatoria degli originali da cui sono estratte, se la loro conformità è attestata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato, con dichiarazione allegata al documento informatico e asseverata secondo le regole tecniche stabilite ai sensi dell’articolo 71.
3. Le copie per immagine su supporto informatico di documenti originali formati in origine su supporto analogico nel rispetto delle regole tecniche di cui all’articolo 71 hanno la stessa efficacia probatoria degli originali da cui sono tratte se la loro conformità all’originale non è espressamente disconosciuta.

Si tratta in entrambi i casi della ipotesi della scansione di un documento originale ed in entrambi i casi si stabilisce che la copia per immagine ha la stessa efficacia probatoria dell’originale se:

1. vi è l’attestazione di un notaio o di un pubblico ufficiale autorizzato con dichiarazione allegata al documento informatico e asseverata secondo le regole tecniche stabilite ai sensi dell’articolo 71; oppure se
2. la copia è stata ottenuta secondo le regole tecniche di cui all’art. 71 e non vi è espresso disconoscimento.

Il quarto comma aggiunge: “Le copie formate ai sensi dei commi 1, 2 e 3 sostituiscono ad ogni effetto di legge gli originali formati in origine su supporto analogico, e sono idonee ad assolvere gli obblighi di conservazione previsti dalla legge, salvo quanto stabilito dal comma 5”.

È interessante notare che la norma non parla mai di firma elettronica semplice o avanzata.

In altre parole, già in base al CAD il provvedimento del giudice sottoscritto in forma analogica e poi scansionato, qualora rispetti le regole tecniche in materia, non è “privo di valore legale”, come scrive l’autore del Momento Legislativo, ma ha la stessa efficacia probatoria dell’originale e sostituisce ad ogni effetto l’originale se prodotto secondo le regole tecniche e non vi è espresso disconoscimento, oppure se vi è l’attestazione di conformità del pubblico ufficiale.

Ma vi è di più.

Una volta depositato nel fascicolo informatico, il file originato dalla scansione equivale all’originale e dello stesso, come più volte detto, i soggetti di cui all’art. 16-bis, comma 9-bis, possono estrarre duplicati, copie analogiche e copie informatiche anche in assenza della firma del cancelliere che ne attesti la conformità. Difatti, l’art. 16-bis, comma 9-bis, stabilisce ora che “le copie informatiche, anche per immagine, di atti processuali di parte e degli ausiliari del giudice nonché dei provvedimenti di quest’ultimo, presenti nei fascicoli informatici o trasmessi in allegato alle comunicazioni telematiche dei procedimenti indicati nel presente articolo, equivalgono all’originale anche se prive della firma digitale del cancelliere di attestazione di conformità all’originale”.

Si tratta, in altre parole, di una norma speciale che deroga alla disposizione del CAD, in quanto pone la pubblicazione nel fascicolo informatico alla stregua dell’attestazione fatta dal pubblico ufficiale. Detto altrimenti, l’inserimento nel fascicolo informatico di un atto o di un provvedimento, originariamente informatico o costituente copia per immagine, costituisce attestazione implicita di conformità all’originale informatico o analogico da cui la copia è stata estratta.

Il comma 9-bis, inoltre, non subordina la possibilità di estrarre il duplicato alla presenza di una firma digitale dell’autore del documento, per la semplice ragione che ciò che rileva è, da un lato, l’inserimento nel fascicolo informatico, dall’altro, che la sequenza dei bit sia identica.

In conclusione, concordo con quanto affermato da Francesco Minazzi circa la non necessità del requisito della originarietà del file e della sottoscrizione con firma digitale, al fine di estrarre duplicati dal fascicolo informatico, atteso che:

1. l’art. 16-bis, comma 9-bis, d.l. 179/2012, stabilisce che la copia per immagine di un atto o di un provvedimento equivale all’originale qualora sia inserita sic et simpliciter nel fascicolo informatico, anche senza firma del cancelliere, ovvero trasmessa in allegato ad una comunicazione telematica del procedimento;
2. i soggetti di cui al comma 9-bis sono autorizzati ad estrarre duplicati e copie delle suddette copie per immagine che, nel caso delle copie, equivalgono all’originale, ove ne sia attestata la conformità;
3. la norma non prevede che l’ottenimento del duplicato sia subordinato alla natura originariamente informatica del file e alla sua sottoscrizione con firma avanzata.

Ovviamente, sembra superfluo ricordarlo, il documento originale deve essere conforme a legge. Pertanto, tanto per fare un esempio, la sentenza cartacea non sottoscritta a mani dal giudice, ex art. 161, secondo comma c.p.c., non viene sanata dalla successiva pubblicazione nel fascicolo informatico.

Mirco Minardi

Avvocato, blogger, relatore in convegni e seminari. Autore di numerosi articoli apparsi su riviste specializzate cartacee e delle seguenti monografie: Le insidie e i trabocchetti della fase di trattazione del processo civile di cognizione. Manuale di sopravvivenza per l’avvocato, Lexform Editore, 2009; Le trappole nel processo civile, 2010, Giuffrè; L’onere di contestazione nel processo civile, Lexform Editore, 2010; L’appello civile. Vademecum, 2011, Giuffrè; Gli strumenti per contestare la ctu, Giuffrè, 2013; Come affrontare il ricorso per cassazione civile, www.youcanprint.it, 2020.