La gestione del flusso di lavoro.

Una società mi ha chiesto di visionare dei software per la gestione dello studio legale. Ognuno presentava caratteristiche diverse ed ognuno mi ha colpito per alcuni aspetti.

Uno di questi aveva un sistema di work flow per ogni procedura. Che cos’è un work flow? Ve lo spiego con questo esempio. Supponiate di dover fare un decreto ingiuntivo. Il work flow del decreto ingiuntivo è il seguente:

• consultazione con il cliente;
• ricerca documenti;
• predisposizione ricorso;
• delega e autentica;
• firma del cliente;
• preparazione fascicolo;
• predisposizione e sottoscrizione nota spese;
• predisposizione e sottoscrizione nota di iscrizione a ruolo;
• pagamento contributo unificato e marca da bollo;
• deposito decreto;
• annotazione spese sostenute;
• annotazione “verifica firma decreto”;
• verifica in cancelleria la firma del decreto;
• richiesta copie;
• annotazione spesa “richiesta copie”
• notifica copia;
• annotazione spesa “notifica copia”
• ritiro copia notificata;
• esame notifica;
• annotazione scadenza opposizione.

Avere delle check list per tutti i processi è una buona cosa, altrimenti, quando il lavoro è tanto, si rischia di dimenticare qualche passaggio, ad esempio l’annotazione delle spese, o nei casi più gravi la firma del decreto.

Il processo civile si presta benissimo a queste check list. Facciamo un altro esempio, la citazione in tribunale:

• consultazione con il cliente;
• ricerca documenti;
• predisposizione citazione;
• delega e autentica;
• firma del cliente;
• preparazione fascicolo;
• fissazione udienza a + di 90 gg e annotazione data udienza;
• predisposizione e sottoscrizione nota di iscrizione a ruolo;
• pagamento contributo unificato e marca da bollo;
• annotazione spesa c.u. e marca bollo;
• notifica copia;
• annotazione spesa “notifica copia”
• ritiro copia notificata;
• esame notifica;
• annotare data scadenza iscrizione a ruolo;
• annotare scadenza costituzione avversario;
• verificare deposito comparsa avversaria;
• richiedere copia dei documenti avversari;
• ritirare documenti avversari;
• annotare spesa copia documenti avversari;
• verificare data 1° udienza effettiva.

Mirco Minardi

Avvocato, blogger, relatore in convegni e seminari. Autore di numerosi articoli apparsi su riviste specializzate cartacee e delle seguenti monografie: Le insidie e i trabocchetti della fase di trattazione del processo civile di cognizione. Manuale di sopravvivenza per l’avvocato, Lexform Editore, 2009; Le trappole nel processo civile, 2010, Giuffrè; L’onere di contestazione nel processo civile, Lexform Editore, 2010; L’appello civile. Vademecum, 2011, Giuffrè; Gli strumenti per contestare la ctu, Giuffrè, 2013; Come affrontare il ricorso per cassazione civile, www.youcanprint.it, 2020.