La copia informatica per immagine di un documento analogico da notificare a mezzo PEC, alla luce del D.P.C.M. del 13/11/2014.

Mirco Minardi

Voglio premettere che le osservazioni che seguono sono scritte da un avvocato che non ha approfondite conoscenze di informatica giuridica e che solo di recente ha iniziato a studiare (sul malgrado) questi argomenti.

Prima dell’emanazione del Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 13 novembre 2014, in G.U. 12/01/2015, recante Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23-bis, 23- ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005, l’avvocato che intendeva notificare a mezzo PEC la copia informatica per immagine di un documento analogico procedeva (e procederà fino all’11 febbraio 2015, data di entrata in vigore del Regolamento) in questo modo:

  • scansionava il documento cartaceo (analogico) da trasformare in documento informatico;
  • predisponeva  la relata di notifica su file a parte in pdf nativo;
  • inseriva l’attestazione di conformità direttamente nella relazione di notifica;
  • firmava digitalmente la relazione di notifica;
  • allegava il tutto al messaggio di posta elettronica certificata.

I riferimenti normativi erano (e sono) questi:

– art. 3bis comma 2, l. 53 1994:

2. Quando l’atto da notificarsi non consiste in un documento informatico, l’avvocato provvede ad estrarre copia informatica dell’atto formato su supporto analogico, attestandone la conformità all’originale a norma dell’articolo 22, comma 2, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82. La notifica si esegue mediante allegazione dell’atto da notificarsi al messaggio di posta elettronica certificata.

– Art. 18, comma 4 DM 44/2011

4. L’avvocato che estrae copia informatica per  immagine  dell’atto formato  su  supporto  analogico,  compie  l’asseverazione   prevista dall’articolo 22, comma 2, del codice dell’amministrazione  digitale, inserendo  la  dichiarazione  di  conformità   all’originale   nella relazione di notificazione, a norma  dell’articolo  3-bis,  comma  5, della legge 21 gennaio 1994, n. 53.

– art. 22, comma 2 decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82

2. Le copie per immagine su supporto informatico di documenti originali formati in origine su supporto analogico hanno la stessa efficacia probatoria degli originali da cui sono estratte, se la loro conformità è attestata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato, con dichiarazione allegata al documento informatico e asseverata secondo le regole tecniche stabilite ai sensi dell’articolo 71.

– art. 6, l. 53/1994

1. L’avvocato o il procuratore legale, che compila la relazione o le attestazioni di cui agli articoli 3, 3-bis e 9 o le annotazioni di cui all’articolo 5, è considerato pubblico ufficiale ad ogni effetto.

Vediamo cosa cambia con il nuovo Regolamento, analizzando ciascun comma dell’art. 4.

Comma 1. La copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico di cui all’art. 22, commi 2 e 3, del Codice è prodotta mediante processi e strumenti che assicurino che il documento informatico abbia contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto, previo raffronto dei documenti o attraverso  certificazione di processo nei casi in cui siano adottate tecniche in grado di garantire la corrispondenza della forma e del contenuto dell’originale e della copia.

La norma prevede che:

a)     i processi e gli strumenti

b)    devono assicurare che il documento informatico abbia contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto

c)     previo raffronto dei documenti o

d)    attraverso certificazione di processo nei casi in cui siano adottate tecniche in grado di garantire la corrispondenza della forma e del contenuto dell’originale e della copia.

Per un profano non è facile comprendere con si intenda per “certificazione di processo nei casi in cui siano adottate tecniche in grado di garantire la corrispondenza della forma e del contenuto dell’originale e della copia”, ma a me pare che la scansione fotografica sia in grado di garantire il rispetto della forma e del contenuto del documento cartaceo.

Comma 2. Fermo restando quanto previsto dall’art. 22, comma 3, del Codice, la copia per immagine di uno o più documenti analogici può essere sottoscritta con firma digitale o firma elettronica qualificata da chi effettua la copia.

La norma è interessante, perché sembra porre fine alla lunga diatriba sulla leicità dell’apposizione della firma digitale sulla copia informatica per immagine, ad esempio, di un ricorso per decreto ingiuntivo e relativo provvedimento rilasciato in copia autentica cartacea dalla cancelleria, oppure sulla copia di un’ordinanza, del pari emessa nelle forme tradizionali.

I fautori della tesi negativa sostenevano, non senza buoni argomenti, che l’apposizione della firma, da un lato, non era prevista da alcuna norma di legge o regolamentare e, dall’altro, avrebbe reso la copia “diversa” dall’originale cartaceo (visto che questa non reca la firma del difensore).

Comma 3. Laddove richiesta dalla natura dell’attività, l’attestazione di conformità delle copie per immagine su supporto informatico di un documento analogico di cui all’art. 22, comma 2, del Codice, può essere inserita nel documento informatico contenente la copia per immagine. Il documento informatico così formato è sottoscritto con firma digitale del notaio o con firma digitale o firma elettronica qualificata del pubblico ufficiale a ciò autorizzato. L’attestazione di conformità delle copie per immagine su supporto informatico di uno o più documenti analogici può essere altresì prodotta come documento informatico separato contenente un riferimento temporale e l’impronta di ogni copia per immagine. Il documento informatico così prodotto è sottoscritto con firma digitale del notaio o con firma digitale o firma elettronica qualificata del pubblico ufficiale a ciò autorizzato.

Il comma 3 prevede due forme di attestazione di conformità:

a) direttamente nel documento informatico contenente la copia informatica

b) in un documento separato.

La scelta sembrerebbe rimessa a colui che fa la copia.

Vediamo la prima modalità. Il difensore dovrebbe modificare direttamente il pdf creato dalla scansione, inserendo l’attestazione. Ovviamente occorre un software che permetta di farlo. Dopo di che lo firmerà  digitalmente. Mi chiedo, però, se sia consentita quest’altra possibilità e cioè la scansione del documento cartaceo unitamente all’attestazione di conformità che avrà predisposto (a mani, con il timbro, o tramite elaboratore testi), così creando un unico file che avrà come ultima pagina l’attestazione di conformità. Anche in questo caso dovrà poi firmarlo.

La seconda modalità (attestazione in un documento separato), che è quella che oggi adottiamo, è resa complicata dal fatto che secondo il Regolamento deve contenere:

a) un riferimento temporale

b) l’impronta per ogni immagine

Il riferimento temporale consiste in una informazione contenente la data e l’ora con riferimento al Tempo Universale Coordinato (UTC), della cui apposizione è responsabile il soggetto che forma il documento.

L’impronta è il risultato dell’applicazione di una funzione di hash cioè una funzione matematica che genera, a partire da una evidenza informatica, una impronta in modo tale che risulti di fatto impossibile, a partire da questa, ricostruire l’evidenza informatica originaria e generare impronte uguali a partire da evidenze informatiche differenti.

Occorre quindi apporre una marca temporale? Perché necessita di una funzione di hash, non è sufficiente la firma digitale? E soprattutto come si genera una funzione di hash?

Qui, le mie competenze si fermano. Non sono in grado di dare una risposta.

Detto ciò, taluno si è già chiesto: ma il procedimento di attestazione di cui agli artt. 3bis della legge 53/1994  e 18 DM 44/2011 non deroga forse questa norma?

In effetti, la norma in esame disciplina la copia informatica per immagine di un documento analogico e relativa attestazione di conformità sic et simpliciter, mentre l’art. 3 bis e l’art. 18 DM 44/2011 si occupano di questa attività ma in un contesto specifico e cioè allorquando si debba procedere alla notificazione tramite PEC. Il che giustificherebbe, a me pare, la deroga visto che interviene un gestore che rilascia una ricevuta firmata digitalmente contenente i file inviati.

Queste le mie prime riflessioni.


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Mirco Minardi

Avvocato, blogger, relatore in convegni e seminari. Autore di numerosi articoli apparsi su riviste specializzate cartacee e delle seguenti monografie: Le insidie e i trabocchetti della fase di trattazione del processo civile di cognizione. Manuale di sopravvivenza per l’avvocato, Lexform Editore, 2009; Le trappole nel processo civile, 2010, Giuffrè; L’onere di contestazione nel processo civile, Lexform Editore, 2010; L’appello civile. Vademecum, 2011, Giuffrè; Gli strumenti per contestare la ctu, Giuffrè, 2013; Come affrontare il ricorso per cassazione civile, www.youcanprint.it, 2020.

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45 commenti:

  1. Giacomo

    la mia controparte è difesa da un avvocato che agisce extra districtum e che non ha eletto domicilio in un comune della circoscrizione
    posso notificare la sentenza in cancelleria ai fini della decorrenza del termine breve x l’impugnazione?
    grazie

  2. Vanessa

    Ho ottenuto un decreto ingiuntivo presso il tribunale di Rimini ma sono iscritta all’ordine avvocati di Macerata ed ho eletto domicilio nel mio studio a Macerata. Nel ricorso ho anche indicato la PEC. L’eventuale opposizione a decreto può essere notificata dalla controparte in cancelleria o solo alla mia PEC?
    Grazie.

  3. Davide

    Ritieni opportuno allegare la procura alle liti anche in caso di notifica, a mezzo ufficiale giudiziario, di ricorso per ingiunzione e pedissequo decreto ingiuntivo telematico?

  4. Susanna Cavallina

    Caro Collega, non condivido la tua tesi attesa la facoltà di sanare ex tunc prevista dal’art. 182 c.p.c. La cassazione da te citata si riferisce ad un caso ante riforma del 2009.

    Cordialità

  5. Alessia

    Ciao Collega,
    grazie per il prezioso contributo dal momento che il tuo articolo è molto interessante.
    Sto predisponendo un ricorso introduttivo innanzi nel circondario del Tribunale ove sono domiciliata. però siccome è un atto che farò con un altro collega non vorremmo domiciliarci localmente ma vorremmo domiciliarci presso le PEC. Secondo te è corretta la formulazione?
    Grazie.

  6. Raffaella

    Gentile Collega,
    ti chiedo nella relata di notifica dell’atto di citazione con allegata la procura alle liti devo inserire anche l’attestazione di conformità relativamente alla procura alle liti inserendo anche l’impronta?

  7. Antonella

    Gentile collega,
    ho ricevuto via pec notifica di appello con procura alle liti, su foglio separato, in bianco forse per errore di scansione, la quale risulta regolarmente firmata digitalmente. Comporta nullità dell’atto?
    Inoltre alla luce della L.132/15, costituendo la procura copia informatica non si dovrebbe aspettare la pubblicazione delle specifiche tecniche del ministero per la notifica via pec con conseguente nullità della notifica?

  8. Mirco Minardi

    @Antonella: se il foglio è bianco la procura si considera non notificata. In tal caso, la sentenza passa in giudicato se non c’era un valido mandato. Secondo l’opinione prevalente la procura scansionata non necessità di attestazione di conformità.

  9. Francesco Schiatti

    Buongiorno, ho ricevuto notifica via pec di opposizione a decreto ingiuntivo in cui mancavano sia l’atto sia la procura sia la relata. ritengo la notifica pertanto nulla, con conseguente definitività del mio decreto ingiuntivo. dovendo far apporre la formula esecutiva, come posso far valere la nullità? posso procedere con istanza al giudice o devo costituirmi in giudizio? grazie

  10. Cristiana

    Gentile collega , in base a quale orientamento ritieni sussistere il giudicato del D.I. se la procura è nulla, atteso il chiaro disposto del novellato art. 182?

  11. Mirco Minardi

    @Cristiana: il 182, a mio parere, non può riaprire i giochi se il giudicato si è formato. Una volta formato il giudicato ci sono solo i mezzi straordinari di impugnazione.

  12. Luigi

    Caro collega, ho trovato molto interessante lo scritto e per questo mi permetto di chiedere un chiarimento circa un quesito che vedo ripetersi nelle domande degli altri colleghi, vale a dire se nella notifica a mezzo pec di un atto introduttivo è necessario inserire la procura alle liti. Tanto mi interessa con particolare riferimento al ricorso per cassazione.
    Esiste una norma che espressamente lo prevede?
    Ti ringrazio per la cortese risposta.
    Luigi Fariello

  13. Mirco Minardi

    @Luigi E’certamente opportuno tenuto conto del fatto che occorre essere muniti di procura per poter notificare a mezzo PEC. Meglio prevenire contestazioni.

  14. Giovanna

    Il legale avversario ha chiesto un decreto ingiuntivo al Tribunale di Ancona, domiciliandosi presso il proprio studio extra distretto; ero molto indecisa se notificare in cancelleria o per posta allo studio del collega, ma poi ho optato per la notifica a mezzo pec all’indirizzo indicato nell’atto, coincidente con quello risultante al Reginde.
    Per scrupolo ho anche certificato la conformità all’originale (scansionato) della procura, che ho poi sottoscritto digitalmente, così come la citazione e la relata.
    In quest’ultima ho anche specificato il numero del d.i. opposto ed il suo RG, per completezza.
    Ho fatto tutto bene?
    Grazie in anticipo.

  15. Paola rotondo

    Buongiorno,
    ho ricevuto la notifica a mezzo pec di un atto di citazione in opposizione a decreto ingiuntivo.
    La pec riporta quale allegato anche la procura alle liti ma all’atto di aprire il file tramite il programma in mio uso (Dike), il programma mi segnala che il documento originale non è stato trovato e che non è presente alcun certificato di firma.
    Segnalo che la procura alle liti in questione è richiamata sia nell’atto di citazione che nella relata di notifica telematica quale documento informatico allegato alla pec.
    Posso sollevare valide eccezioni?
    Grazie.
    Paola Rotondo

  16. Vincenzo

    Buongiorno
    la notifica di una insinuazione tardiva in un fallimento oramai prossimo al primo riparto parziale mi torna indietro con il msg “è stato rilevato un errore 5.2.2 – InfoCert S.p.A. – casella piena. Il messaggio è stato rifiutato dal sistema.” Contattato lo studio del curatore non riesco a venirne a capo……vista l’assenza di una norma che risolva il caso di mancata notifica per problemi connessi alla casella di posta del destinatario, converrà depositare l’atto presso la cancelleria fallimentare ?
    grazie

  17. Michele wurzer

    Caro Collega,
    hai cortesemente gli estremi della pronuncia del Tribunale di Viterbo in merito alla “mancata consegna” della Pec?
    Grazie

  18. Avv. Anna Scarponi

    Egr. Collega Minardi, gradirei da Lei chiarimenti in merito a come procedere nella seguente circostanza: devo notificare atto di precetto fuori dal mio foro d’appartenenza e intendevo effettuare la notifica a mezzo pec essendo il debitore una persona giuridica, è giusto se io nell’atto faccio eleggere alla mia assistita domicilio presso il mio studio professionali e poi, per avvisi, comunicazioni e notificazioni, indichi il mio indirizzo pec, senza elezione, quindi, di domicilio presso collega del foro del debitore? in caso di opposizione a precetto, controparte o cancelleria mi notificheranno tempestivamente l’atto di opposizione al mio indirizzo pec? resto in attesa di celere riscontro e ringrazio anticipatamente

  19. Giuseppe

    Caro Collega, ecco il caso: non è stata autenticata la procura cartacea di un decreto ingiuntivo spedito con il pct (ricorso e procura inviati con unico invio). Il decreto è stato concesso e notificato a controparte che lo ha ritirato e non si è opposto. Controparte potrebbe ancora nell’esecuzione eccepire che non c’è la firma cartacea sulla procura in calce al ricorso (beninteso che a margine del precetto ci sarebbe comunque una nuova procura del cliente autenticata) ?? Grazie sin da ora.

  20. Vincenzo

    Egregio Collega,
    credo di aver commesso un grossolano errore e, purtroppo, credo sia irrimediabile.
    Ad ogni buon conto te lo rappresento laddove dovesse esserci una via d’uscita che eventualmente mi sfugge.
    Ho scoperto solo dopo lo spirare del termine breve per l’impugnazione (in quanto la sentenza è stata notificata) di aver notificato una mail PEC (che avrebbe dovuto contenere l’atto di appello e la relata) in realtà, priva di allegati, con solo all’oggetto l’indicazione “notificazione ai sensi della legge n. 53 del 1994”.
    In buona sostanza ho notificato una PEC in bianco con solo l’oggetto indicante una notifica.
    Posso inventarmi qualcosa?
    Grazie.

  21. Fulvio cavallari

    ho letto che nel caso della notifica a mezzo pec ritieni necessaria la notifica della procura unitamente all’opposizione a decreto ingiuntivo. Ho fatto un’opposizione a decreto ingiuntivo a mezzo ufficiali con procura notificata , il processo poi si è interrotto, ho depositato ‘istanza di riassunzione con la procura a mezzo pct il giudice ha concesso nuova udienza con decreto, ora ho effettuato la notifica della riassunzione e del decreto ma senza la procura che è rimasta comunque agli atti, sempre a mezzo ufficiali giudiziari, non dovrebbero esserci problemi, cosa ne pensi ?

  22. Ale

    Buongiorno, ho depositato telematicamente un ricorso in appello avanti alla Corte d’Appello sezione lavoro, ricorso, procura e documenti.
    Ho estratto il duplicato informatico del ricorso e del provvedimento di fissazione d’udienza e ho effettuato la notifica a mezzo pec al domicilio eletto presso l’avvocato, Non ho notificato a mezzo pec la procura in quanto la stessa è già depositata nel fascicolo informatico, va bene o devo notificare anche quella? grazie

  23. Egidio

    Caro Collega, avrei bisogno di un chiarimento. Ho notificato un opposizione a decreto ingiuntivo via pec, allegando copia dell’atto firmato digitalmente e relate di notifica, dove attesto anche che la procura è conforme all’originale in mio possesso, tuttavia mi sono dimenticato di firmare digitalmente la procura. In fase di costituzione in giudizio ho depositato però la procura firmata.
    Secondo te vado in contro ad eccezioni?
    Saluti

  24. Gianluca Magalotti

    Il mio avvocato ha tentato più volte la notiifica dell’atto tramite pec all’indirizzo che risulta dagli elenchi ma la casella non risulta funzionante. Anche la ntifica tramite ufficiale giudizioario da esito negativo per destinatatio sconosciuto. A questo punto mi chiedi in che modo posso notificare il precetto (per poter poi predisporre il pignoramento)?

  25. Vincenzo

    Egregio Collega, innanzitutto complimenti per la Tua professionalità, Ti sottopongo un quesito al quale non mi pare sia stata data una risposta: devo notificare un atto di precetto ad una società (srl) la cui pec risulta essere attiva (come da regolare visura), ma evidentemente per altre problematiche tecniche (forse piena?), si verifica l’avviso di mancata consegna della stessa. Sicchè, notifico alla sede legale della società (come da visura), anche in questo caso, il destinatario risulta irreperibile.
    mi chiedo, posso procedere regolarmente, al termine dei 10 giorni dalla notifica del precetto, all’esecuzione? in caso negativo, come devo procedere per ovviare a tali problematiche?
    grazie

  26. Paolo

    Buonasera Collega, dovrei notificare a mezzo p.e.c. un’opposizione a D.I., presso il Trib. di Roma, fuori dal mio distretto di appartenenza (Catania). Nella procura e nell’atto di citazione posso inserire l’elezione di domicilio presso il mio studio a Catania o devo inserire la dicitura: con elezione di domicilio presso l’indirizzo pec…? In attesa. Grazie.

  27. Mirco Minardi

    @Paolo: il domicilio ormai è ex lege presso la propria pec, in caso di mancata elezione nel comune ove ha sede il giudice adito

  28. Manuela

    La notifica a mezzo a pec ad un indirizzo di posta pec scritto in maniera,ossia quando si sbaglia a scrivere il nome o il cognome dell’avvocato di controparte,deve essere considerata inesistente o nulla?

  29. Alex

    Buonasera collega
    Innanzitutto grazie per l’attenzione e la cortesia con le quali mette a disposizione la sua competenza.
    Ho notificato a mezzo pec un appello al quale ho allegato la procura (scansione di un atto analogico), ho firmato digitalmente sia l’atto sia la procura ma non ho attestato la conformità di quest’ultima, possono farmi eccezioni
    Giacomo



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