Il 1° gennaio è entrato in vigolre il “Codice di deontologia e di buona condotta per il trattamento dei dati personali per svolgere investigazioni difensive o per far valere o difendere un diritto in sede giudiziale”.
Ho preparato una serie di domande e risposte che facilitano la lettura del provvedimento.
DOMANDE E RISPOSTE
Quando è entrato in vigore il “Codice di deontologia e di buona condotta per il trattamento dei dati personali per svolgere investigazioni difensive o per far valere o difendere un diritto in sede giudiziale”?
E’ entrato in vigore il 1 gennaio 2009.
In quali casi si applicano le sue disposizioni?
Le disposizioni del codice devono essere rispettate nel trattamento di dati personali per svolgere investigazioni difensive o per far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria, sia nel corso di un procedimento, anche in sede amministrativa, di arbitrato o di conciliazione, sia nella fase propedeutica all’instaurazione di un eventuale giudizio, sia nella fase successiva alla sua definizione.
A chi si applicano le disposizioni?
Le disposizioni si applicano:
a) agli avvocati o praticanti avvocati iscritti ad albi territoriali o ai relativi registri, sezioni ed elenchi, i quali esercitino l’attività in forma individuale, associata o societaria svolgendo, anche su mandato, un’attività in sede giurisdizionale o di consulenza o di assistenza stragiudiziale, anche avvalendosi di collaboratori, dipendenti o ausiliari, nonché da avvocati stranieri esercenti legalmente la professione sul territorio dello Stato;
b) ai soggetti che, sulla base di uno specifico incarico anche da parte di un difensore (aut. gen. n. 6/2007, punto n. 2), svolgano in conformità alla legge attività di investigazione privata (art. 134 regio decreto 18 giugno 1931, n. 773; art. 222 norme di coordinamento del c.p.p.).
Le disposizioni del codice si applicano, altresì, a chiunque tratti dati personali per le finalità di cui al comma 1, in particolare a altri liberi professionisti o soggetti che in conformità alla legge prestino, su mandato, attività di assistenza o consulenza per le medesime finalità.
Chi decide le modalità di trattamento?
Le decide il titolare.
Chi è il titolare in uno studio legale?
Il titolare può essere
a) un singolo professionista;
b) una pluralità di professionisti, codifensori della medesima parte assistita o che, anche al di fuori del mandato di difesa, siano stati comunque interessati a concorrere all’opera professionale quali
consulenti o domiciliatari;
c) un’associazione tra professionisti o una società di professionisti.
Quali obblighi ha il titolare?
Deve fornire adeguate istruzioni per iscritto agli incaricati e ai responsabili in ordine alle modalità che tali soggetti devono osservare nel trattamento dei dati.
In quali casi, in particolare, devono essere adottate idonee cautele?
Il titolare deve adottare idonee cautele al fine di prevenire l’ingiustificata raccolta, utilizzazione o conoscenza di dati in caso di:
a) acquisizione anche informale di notizie, dati e documenti connotati da un alto grado di confidenzialità o che possono comportare, comunque, rischi specifici per gli interessati;
b) scambio di corrispondenza, specie per via telematica;
c) esercizio contiguo di attività autonome all’interno di uno studio;
d) utilizzo di dati di cui è dubbio l’impiego lecito, anche per effetto del ricorso a tecniche invasive;
e) utilizzo e distruzione di dati riportati su particolari dispositivi o supporti, specie elettronici (ivi comprese registrazioni audio/video), o documenti (tabulati di flussi telefonici e informatici, consulenze tecniche e perizie, relazioni redatte da investigatori privati);
f) custodia di materiale documentato, ma non utilizzato in un procedimento e ricerche su banche dati a uso interno, specie se consultabili anche telematicamente da uffici dello stesso titolare
del trattamento situati altrove;
g) acquisizione di dati e documenti da terzi, verificando che si abbia titolo per ottenerli;
h) conservazione di atti relativi ad affari definiti.
I dati trattati per esercitare il diritto di difesa in sede giurisdizionale, possono essere trattati anche prima della pendenza di un procedimento?
Sì, sempreché i dati medesimi risultino strettamente funzionali all’esercizio del diritto di difesa, in conformità ai principi di proporzionalità, di pertinenza, di completezza e di non eccedenza rispetto alle finalità difensive (art. 11 del Codice).
In quali casi i dati sono utilizzati lecitamente e secondo correttezza?
In caso di:
a) dati personali contenuti in pubblici registri, elenchi, albi, atti o documenti conoscibili da chiunque, nonché in banche di dati, archivi ed elenchi, ivi compresi gli atti dello stato civile, dai quali possono essere estratte lecitamente informazioni personali riportate in certificazioni e attestazioni utilizzabili a fini difensivi;
b) atti, annotazioni, dichiarazioni e informazioni acquisite nell’ambito di indagini difensive, in particolare ai sensi degli articoli 391-bis, 391-ter e 391-quater del codice di procedura penale, evitando l’ingiustificato rilascio di copie eventualmente richieste. Se per effetto di un conferimento accidentale, anche in sede di acquisizione di dichiarazioni e informazioni ai sensi dei medesimi articoli 391-bis, 391-ter e 391-quater, sono raccolti dati eccedenti e non pertinenti rispetto alle finalità difensive, tali dati, qualora non possano essere estrapolati o distrutti, formano un unico contesto, unitariamente agli altri dati raccolti.
Come può essere data l’informativa sul trattamento dei dati?
L’avvocato può fornire l’informativa sul trattamento dei dati personali in un unico contesto, anche mediante affissione nei locali dello Studio e, se ne dispone, pubblicazione sul proprio sito Internet, anche utilizzando formule sintetiche e colloquiali.
La definizione di un grado di giudizio o la cessazione dello svolgimento di un incarico comportano un’automatica dismissione dei dati?
No. Una volta estinto il procedimento o il relativo rapporto di mandato, atti e documenti attinenti all’oggetto della difesa o delle investigazioni difensive possono essere conservati, in originale o in copia e anche in formato elettronico, qualora risulti necessario in relazione a ipotizzabili altre esigenze difensive della parte assistita o del titolare del trattamento, ferma restando la loro utilizzazione in forma anonima per finalità scientifiche. La valutazione è effettuata tenendo conto della tipologia dei dati.
Come ci si regola con gli adempimenti normativi e fiscali?
Se è prevista una conservazione per adempiere ad un obbligo normativo, anche in materia fiscale e di contrasto della criminalità, devono essere custoditi i soli dati personali effettivamente necessari per adempiere al medesimo obbligo.
Come va effettuata la distruzione, la cancellazione o la consegna della documentazione integrale del fascicolo?
Sono consentite solo previa comunicazione alla parte assistita.
Come ci si comporta in caso di revoca del mandato?
In caso di revoca o di rinuncia al mandato fiduciario o del patrocinio, la documentazione acquisita è rimessa, in originale ove detenuta in tale forma, al difensore che subentra formalmente nella difesa.
Quando cessa la titolarità del trattamento?
La titolarità del trattamento non cessa per il solo fatto della sospensione o cessazione dell’esercizio della professione. In caso di cessazione anche per sopravvenuta incapacità e qualora
manchi un altro difensore anche succeduto nella difesa o nella cura dell’affare, la documentazione dei fascicoli degli affari trattati, decorso un congruo termine dalla comunicazione all’assistito, è consegnata al Consiglio dell’ordine di appartenenza ai fini della conservazione per finalità difensive.
Come ci si comporta nei rapporti con i terzi e con la stampa?
Nei rapporti con i terzi e con la stampa possono essere rilasciate informazioni non coperte da segreto qualora sia necessario per finalità di tutela dell’assistito, ancorché non concordato con l’assistito medesimo, nel rispetto dei principi di finalità, liceità, correttezza, indispensabilità, pertinenza e non eccedenza di cui al Codice (art. 11), nonché dei diritti e della dignità dell’interessato e di terzi, di eventuali divieti di legge e del codice deontologico forense.
Come è disciplinato l’accertamento ispettivo presso l’avvocato?
In occasione di accertamenti ispettivi che lo riguardano, l’avvocato ha diritto ai sensi dell’art. 159, comma 3, del Codice che vi assista il presidente del competente Consiglio dell’ordine forense o un consigliere da questo delegato. Allo stesso, se interviene e ne fa richiesta, è consegnata copia del provvedimento.
Oltre all’avvocato, a chi si applicano le disposizioni del codice riguardanti gli avvocati?
Le disposizioni di cui agli articoli 2 e 5 si applicano, salvo quanto applicabile per legge unicamente all’avvocato:
a) a liberi professionisti che prestino o su mandato dell’avvocato o unitamente a esso o, comunque, nei casi e nella misura consentita dalla legge, attività di consulenza e assistenza per far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria o per lo svolgimento delle investigazioni difensive;
b) agli altri soggetti, di cui all’art. 1, comma 2, salvo quanto risulti obiettivamente incompatibile in relazione alla figura soggettiva o alla funzione svolta.
Mirco Minardi
Avvocato, blogger, relatore in convegni e seminari. Autore di numerosi articoli apparsi su riviste specializzate cartacee e delle seguenti monografie: Le insidie e i trabocchetti della fase di trattazione del processo civile di cognizione. Manuale di sopravvivenza per l’avvocato, Lexform Editore, 2009; Le trappole nel processo civile, 2010, Giuffrè; L’onere di contestazione nel processo civile, Lexform Editore, 2010; L’appello civile. Vademecum, 2011, Giuffrè; Gli strumenti per contestare la ctu, Giuffrè, 2013; Come affrontare il ricorso per cassazione civile, www.youcanprint.it, 2020.
Ultimi commenti