17.09.07

La gestione del tempo nello studio legale

Postato in Management & Marketing @ 12:52:19 da Mirco Minardi |  

Si può gestire il tempo? Si può avere più tempo? La risposta è no. Il tempo è uguale per tutti, ventiquattro ore al giorno; né un minuto di più, né un minuto di meno. Ma c’è qualcosa che possiamo fare e cioè gestire meglio noi stessi in relazione alle attività da compiere, nella cornice di tempo che abbiamo a disposizione. Per farlo dobbiamo far nostra quella particolare competenza manageriale che gli anglo-americani chiamano Time management.

La cultura manageriale non è ancora entrata a far parte del bagaglio culturale dell’avvocato medio. Pensiamo ad esempio ai corsi di aggiornamento professionale che vengono organizzati ogni anno, anche dai consigli dell’ordine. Quanti sono dedicati all’organizzazione dello studio e dei suoi processi? Alla pianificazione degli obiettivi? Alle relazioni con il personale? Al marketing? Solo di recente si è assistito ad una timida apertura verso queste tematiche, sotto l’incalzare di molteplici fenomeni: l’evoluzione tecnologica, l’aumento della concorrenza interna ed internazionale, la domanda delle imprese, la velocizzazione dei processi, le riforme legislative.

A fronte di ciò, l’avvocato con studio medio-piccolo è tendenzialmente visto – e lui stesso tende a vedersi – essenzialmente come un tecnico della legge, che può limitarsi a conoscere le norme, la giurisprudenza, la dottrina ed ignorare i processi organizzativi dello studio. In realtà l’avvocato è un manager a tutti gli effetti, anche quando gestisce un piccolo studio senza dipendenti e senza collaboratori, in quanto in tal caso egli è comunque manager di se stesso. Essere Manager, infatti, significa saper gestire in modo efficace le risorse a disposizione; cogliere le opportunità di business; prevenire ed affrontare il cambiamento; modulare il proprio intervento in base alle circostanze e tanto altro ancora.

Accanto alle competenze classiche, dunque, è necessario possedere competenze specificamente manageriali e tra queste quelle di time management, che da ormai decenni sono state sviluppate ed applicate con successo. Queste tecniche non ci insegnano semplicemente a gestire l’agenda, ma ad assumere un atteggiamento mentale votato alla proattività, stimolandoci a focalizzare la nostra attenzione sulle priorità e sul modo di conseguire più efficacemente i nostri obiettivi.

Per imparare a gestire bene il proprio tempo è necessario impadronirsi dei concetti di importanza ed urgenza.Ogni attività che svolgiamo può essere classificata come importante oppure non importante e come urgente oppure non urgente.
La differenza tra importanza e urgenza è questa. Mentre l’importanza concerne il valore della nostra attività, l’urgenza ha a che fare con il tempo. In altre parole, le attività importanti sono quelle attività che creano valore per la nostra attività e che non possono essere delegate, mentre le attività urgenti sono quelle che debbono essere fatte entro un breve termine, a pena di conseguenze.

Importanza = valore
Urgenza = tempo

L’importanza è un concetto allo stesso tempo assoluto e relativo; è assoluto perchè alcune attività sono importanti per ogni avvocato, tanto per il senior partner di un grande studio legale, tanto per il titolare di un piccolo studio. E’ relativo, perchè alcune attività sono importanti a seconda del soggetto e del momento.

Facciamo degli esempi.

Pianificare, fare marketing, coltivare pubbliche relazioni, vigilare sugli adempimenti normativi sono attività importanti per ogni tipo di avvocato. Tenere la contabilità è invece un’attività non importante per l’avvocato, perché può essere delegata alla segretaria o al commercialista. Dedicare del tempo alla compilazione dei registri, infatti, significa sottrarre preziose ore ad attività che potrebbero creare molto più valore rispetto a quello che risparmiamo occupandoci direttamente degli aspetti contabili. Ovviamente, per la nostra segretaria la tenuta della contabilità costituisce un’attività importante.

Quando diciamo, pertanto, che un’attività è importante non vogliamo riferirci all’attività in sé, bensì all’attività in rapporto alle nostre specifiche competenze. E’ ovvio che la tenuta della contabilità è un’attività importante se presa in sé, perché il non farlo significherebbe esporsi a gravi sanzioni amministrative, penali e disciplinari, ma non lo è se riferita alle specifiche competenze del titolare di uno studio.

Facciamo un altro esempio. Per un giovane avvocato, privo di collaboratori, un atto di precetto è un atto importante, perché rientra nelle sue specifiche competenze e fa parte della tipica attività difensiva. Ma per un avvocato dotato di praticanti e giovani collaboratori lo stesso atto di precetto è un atto non importante.

Un criterio, allora, per individuare se un’attività è importante oppure no è quello della delega: se un’attività può essere delegata allora non è “importante” eseguirla.
Deve essere dunque chiaro che per stabilire l’importanza o meno di una attività dobbiamo sempre far riferimento a ciò che importante per noi, in questo preciso istante.

Abbiamo invece detto che l’urgenza è in rapporto con il tempo: meno tempo abbiamo per eseguire un compito, maggiore è l’urgenza. E’ un dato di fatto che la maggior parte dei professionisti, e tra questi gli avvocati, vivano costantemente nell’urgenza, viste le numerose scadenze, e ciò crea notevole stress fisico e psichico.
Tuttavia, è importante notare che le urgenze hanno una matrice diversa. In particolare vi sono due tipi di urgenze:

• l’urgenza inevitabile;
• l’urgenza autoprodotta.

L’urgenza inevitabile si ha quando l’attività da compiere entro breve termine non era prevista. Si pensi a questi casi:

• siamo stati nominati difensori in un giudizio direttissimo;
• il nostro cliente ci ha chiesto di opporre un decreto ingiuntivo notificato da trentacinque giorni;
• la cancelleria ci comunica che il giudice ha provveduto sul nostro ricorso, fissando l’udienza a dieci giorni, con un termine di tre giorni per la notifica.

In tutti questi casi c’è poco da fare, non possiamo far altro che eseguire l’attività richiesta.
L’urgenza inevitabile fa parte del nostro mestiere. E’ inutile prendersela (atteggiamento reattivo); sempre ci capiterà, di tanto in tanto, di dover affrontare urgenze non previste.
Ben diversa è l’urgenza provocata da noi stessi, che poi è ciò che capita normalmente:

• rimandiamo la redazione di una opposizione a decreto ingiuntivo a cinque giorni dalla scadenza;
• assegniamo una comparsa conclusionale ad un nostro collaboratore a ridosso della scadenza;
• affrontiamo una comparsa di costituzione e risposta due giorni prima del termine di scadenza.
• notifichiamo una intimazione testimoniale sette giorni prima dell’udienza.
• studiamo un processo penale, pochi giorni prima dell’udienza.

Potremmo continuare per ore. Quante volte ci capita di essere i creatori delle urgenze? Infinite volte; anzi l’esperienza dimostra che negli studi medio-piccoli questo accade regolarmente.

Dunque, quando ci lamentiamo che la nostra professione è stressante (atteggiamento reattivo), chiediamoci anzitutto quanto contribuiamo a che lo sia (atteggiamento proattivo). Occorre pertanto domandarsi in che modo il nostro modo di lavorare “all’ultimo minuto” rende la nostra vita carica di tensione e di stress.
Solitamente, le obiezioni che vengono mosse a ragione della inevitabilità del lavorare sotto urgenza sono queste:

• “Se lavoro sotto pressione sono più produttivo”
• “E’ inutile pianificare, perché capita sempre qualche imprevisto”
• “Perdo più tempo a pianificare che a fare le cose”

Si tratta di alibi, giustificazioni tipicamente reattive. La verità è che lavorare costantemente in urgenza è niente più che un’abitudine, come un’abitudine è lavorare per obiettivi, priorità, secondo programmi ben definiti. Si può imparare a lavorare senza la spinta dell’urgenza ed essere allo stesso tempo produttivi. La pianificazione non elimina l’imprevisto, ma fa si che quell’imprevisto possa essere facilmente affrontato.

Importanza ed urgenza, dunque, sono le chiavi fondamentali per gestire in maniera efficace il proprio tempo.
Combinando insieme importanza e urgenza possiamo avere quattro possibili casi:

• Attività importanti ed urgenti
• Attività importanti non urgenti
• Attività non importanti ed urgenti
• Attività non importanti non urgenti

Attività non importanti e non urgenti.
Le attività non importanti e non urgenti sono tutte quelle attività che ci distraggono. Esse non hanno un vero valore per noi, né debbono essere fatte entro una determinata scadenza.
Ecco alcuni esempi:

• controllare ripetutamente la posta elettronica;
• rispondere ad e-mail non inerenti al lavoro;
• navigare in internet per motivi extra-lavorativi o comunque per un periodo eccessivo;
• fare telefonate di lavoro che potrebbero essere delegate;
• indugiare in conversazioni extra-lavorative con colleghi;
• leggere il giornale;
• telefonare ad amici;
• scrivere lettere o atti che potrebbero essere delegati;
• inviare o rispondere a sms.

Nell’arco di una giornata, il tempo dedicato a queste attività non dovrebbe superare il 5% del tempo complessivo; oltre il 10% significa che stiamo sprecando ore preziose.

Attività non importanti, ma urgenti.
Le attività non importanti ma urgenti sono attività che non hanno valore, ma che debbono essere fatte entro un breve termine, a pena di conseguenze non gravi.
Si tratta di attività che possono essere delegate ad altri (segretaria, commercialista, praticanti):

• pagare le bollette;
• pagare le tasse;
• rispondere direttamente al telefono;
• compiere attività urgenti delle altre persone.

In genere l’urgenza delle attività non importanti è di tipo “autoprodotta”. In una gestione ideale del tempo, un avvocato non dovrebbe mai essere impegnato in simili attività.

Attività importanti ed urgenti.
Le attività importanti ed urgenti sono quelle attività:

• che danno valore al nostro lavoro;
• che non possono essere delegate;
• che hanno una scadenza a breve termine.

Sono le attività che generano il massimo stress possibile, perché non rispettare la scadenza implicherebbe una nostra responsabilità.
Facciamo degli esempi:

• atti in scadenza da notificare o depositare;
• udienze fissate a breve termine;
• contratti da predisporre;
• lettere di contestazione disciplinare da trasmettere al cliente;
• pareri da redigere entro breve termine.

Rispetto a queste attività è importante notare che l’urgenza di alcune è di tipo “autoprodotta”; il classico esempio è quando aspettiamo gli ultimi giorni prima della scadenza per iniziare la stesura di una comparsa conclusionale. In questi casi, purtroppo così frequenti, siamo stati noi a creare l’urgenza, in quanto se avessimo affrontato l’atto tempestivamente, avremmo svolto un atto importante, ma non urgente.

L’obiezione talvolta sollevata è questa: “Ho talmente tanto lavoro che non posso anticipare le scadenze”. Il più delle volte si tratta di un alibi; la verità è che quando siamo sotto pressione siamo automaticamente motivati da una “leva del dolore” e cioè dalle conseguenze negative che deriverebbero dal non depositare, ad esempio, una memoria istruttoria. Ciò che ci spinge, dunque, è il sapere che questa omissione peserebbe enormemente sul nostro lavoro, sulla nostra autostima, e finanche sulle nostre finanze, visto che potremmo essere chiamati a risarcire il danno provocato al cliente.
Ma se fosse proprio vero che l’agenda è dominata dalle urgenze e non è possibile anticiparle, allora significa che è giunto il momento di rivedere l’organizzazione dello studio. Probabilmente è necessario trovare altri collaboratori, partner, associati, dipendenti o forse di rivedere la tipologia delle pratiche, rinunciando a quelle di minor valore (ricordi la legge di Pareto?).
E’ bene notare che lavorare costantemente in urgenza:

• genera stress;
• non permette di gestire gli imprevisti;
• non permette di dedicarsi agli obiettivi di medio-lungo termine;
• Non permette di dedicarsi ad attività importanti e non urgenti.

Le attività importanti non urgenti.
E veniamo all’ultima categoria, quella delle attività importanti non urgenti. Si tratta di quelle attività che hanno un valore per la nostra attività, che non possono essere delegate e che non hanno una scadenza imminente.
Ecco alcuni esempi:

• studio di pratiche complesse;
• atti, contratti, pareri;
• aggiornamento professionale;
• pubbliche relazioni;
• pianificazione degli obiettivi di medio – lungo termine;
• riunioni con il personale, i collaboratori, gli associati, i soci;
• gestione della sicurezza dei dati;
• controllo delle scadenze;
• controllo delle udienze;
• controllo della regolarità adempimento fiscali;
• gestione delle deleghe e controllo del lavoro dei delegati.

Ma come possiamo individuare le attività realmente importanti per noi? Per farlo occorre elaborare un piano personale, cioè stabilire i nostri obiettivi, che è ciò di cui parleremo in un blog successivo.

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