Molti pensano che la corretta “gestione del tempo” serva per lavorare di più e dunque, dicono, non è alla fine molto sana.

Sbagliato: la corretta “gestione del tempo” serve per lavorare meno!!! Ti aiuta a non sprecare tempo e a focalizzarti su ciò che è veramente importante. Tu non devi programmare la tua giornata per essere un robot, ma per avere più tempo a disposizione e per lasciare l’ufficio con quel senso di soddisfazione che ti dà l’aver svolto tutti i compiti importanti che ti sei dato! Se pianifichi bene il tuo tempo puoi avere a disposizione molto più tempo libero da dedicare alla tua famiglia e ai tuoi hobby.

Supponiamo che tu vada a zonzo nel web per un’ora al giorno, navigando tra Facebook, gruppi di discussione, chat varie, siti di news ecc. Ebbene in cinque giorni lavorativi sono 5 ore. Cinque ore a settimana per 48 settimane lavorative fanno 240 ore, che divise per 8 (considerando il giorno lavorativo di 8 ore) fanno 30 giorni. Praticamente ogni anno tu ti prendi altri 30 giorni di ferie senza rendertene conto.

Chiediti se ne è valsa davvero la pena, o se invece avresti preferito impiegare le tue 30 giornate lavorative in altro modo.

Chi dice: “Non mi interessa saper gestire il tempo” è come se dicesse “Non mi interessa saper gestire la mia vita” perché il tempo, forse a questo non ci si pensa abbastanza, coincide con la nostra vita! Se abbiamo altri 40 anni di tempo, significa che abbiamo altri 40 anni di vita.

Non è dunque il caso di sottovalutare il modo in cui impieghiamo le ore a disposizione.

Ti capita mai di sentirti stressato? Credo che lo stress sia la malattia professionale degli avvocati, sempre alle prese con scadenze, termini, appuntamenti, telefonate, udienze, ecc.

Molto spesso lo stress si forma quando pensiamo a tutte le cose che dobbiamo fare e ci sembra di non avere mai abbastanza tempo. Un buon metodo consiste in questo.

1. Scrivi tutto ciò che devi fare. Annota tutto quello che devi fare (lettere, atti, telefonate, fatture, ecc.). Scrivere aiuta a vedere meglio. Ricorda: la mente non è fatta per fare da magazziniere. A quello ci pensano la carta e i computer. La mente è fatta per pensare e creare, non darle compiti di bassa manovalanza. Il dover ricordare a mente è causa di notevole stress.
2. Spalma il lavoro. È inutile e utopistico pensare che riuscirai a fare tutto in due giorni. Spalma tutte queste attività nel tempo, programmandole nei vari giorni della settimana. Inizia dalle attività importanti e tra quelle importanti da quelle più urgenti e a parità di urgenza da quelle più difficili. Già questo ridurrà il tuo stress.
3. Programma la prima ora. Se proprio non riesci a programmare le giornata, fai così, programma solo la prima ora del mattino e del pomeriggio e dedicala all’attività più importante. Stacca tutto: telefoni, pc. Dì alla segretaria che non ci sei per nessuno. Ti stupirai nel vedere quante cose puoi fare in due ore se le dedichi alle cose importanti.
4. Assegna un tempo al lavoro da fare. Molto spesso ci facciamo ingannare dal semplice numero delle attività da compiere. Guardiamo esausti e frustrati quell’elenco lungo di telefonate, lettere, email da fare; in realtà, ficcando lo viso a fondo, si tratta di attività che richiedono pochi minuti. In buona sostanza nel giro di mezz’ora potresti sfoltire la tua lista di cose da fare.
5. Lo stress dipende dalle cose non iniziate o lasciate a metà. Ricorda: non è tanto quello che facciamo che ci causa stress, bensì, le cose che facciamo all’ultimo minuto, le cose che rimandiamo, le cose lasciate a metà. Per cui: completa ciò che hai iniziato, non rimandare, non fare tutto all’ultimo istante.
6. Fai una pausa. Ogni tanto esci, fai una camminata, respira. La mente e il fisico hanno bisogno di ritemprarsi. Per riposarti non andare su Facebook, o su Repubblica.it o sul Corriere.it; così facendo la tua mente non riposa affatto, ma anzi la solleciti.

Ricorda non basta sapere, occorre applicare. Prova e lascia il tuo feedback!

Basta con la teoria (per il momento), facciamo un po’ di pratica!!

COME SI GESTISCONO LE EMAIL

Quante email riceviamo ogni giorno? Tantissime, non le ho mai contate, ma suppongo (considerando lo spam che non viene filtrato) più di cento.

Come si possono gestire efficacemente le email? Anzitutto con la tecnica dei 2 minuti. La tecnica dei due minuti è stata una scoperta straordinaria per e me e l’ho appresa leggendo l’ebook di Leo Babauta intitolato “Zen to done”. Consiste in questo.

Anzitutto, a meno che tu non stia aspettando una email importante, non controllare la posta più di quattro volte al giorno (l’ideale sarebbe due volte) e disattiva tutti i segnali sonori e visivi che ti dicono che è arrivata una email.

Configura il tuo programma di posta elettronica in modo che le email ricorrenti vadano a finire in automatico nella casella di posta elettronica deputata e quelle spazzatura (ad esempio quelle inviate da Facebook direttamente nel cestino.

Quando decidi di controllare la posta significa che puoi anche processarla. Processare una email significa in sostanza compiere queste attività:

• Leggere
• Rispondere
• Inoltrare
• Archiviare
• Cestinare

Se la email deve essere cestinata fallo subito; come pure se deve essere solo archiviata o inoltrata.

Se la email richiede invece una risposta comportati così:

• se la risposta ti richiede meno di 2 minuti rispondi subito;
• se la risposta ti richiede più di due minuti mettila in una cartella con scritto “Posta da evadere” (o quello che preferisci). Ci ritornerai quando sarà il momento della giornata di gestire la posta.

Se usi un Iphone puoi scaricare app che cronometrano i due minuti (ad es. Two Minutes).

Errori da evitare:

• controllare continuamente la posta elettronica;
• non stabilire un orario in cui evadere la posta;
• dimenticarsi di rispondere ad una email che richiede una risposta;
• farsi disturbare dagli avvisi di ricevimento.

Prova e fammi avere il tuo feedback

IV LE ORIGINI DEL TIME MANAGEMENT

Anche nella materia della gestione del tempo si è assistito ad una evoluzione delle varie teorie, che hanno costruito partendo dalle precedenti.

La prima fase fu caratterizzata dalla semplice attività di annotazione, appunti, liste di controllo. In altre parole, nella fase embrionale si è semplicemente avvertita la necessità di utilizzare lo scritto per appuntare le cose da fare.

Nella seconda fase, il modello si è evoluto attraverso la programmazione. I vari adempimenti, cioè, sono stati distribuiti nel tempo attraverso l’uso delle agende, nello sforzo di programmare in avanti le attività, collocandole in un futuro più o meno lungo.

Nella terza fase, si è cominciato a classificare le cose da fare secondo un indice di importanza, con la conseguenza di dare la precedenza agli adempimenti prioritari. Rispetto a quelle precedenti, il terzo modello ha avuto il merito di focalizzare l’attenzione sugli obiettivi di breve, medio e lungo termine e sulla necessità della pianificazione.

Il quarto modello oltre ad esaltare il concetto di importanza ed urgenza, mira a focalizzare la nostra attenzione e le nostre azioni sulle relazioni e sul conseguimento di risultati. Ed è proprio questo il modello attualmente più utilizzato nel time management, modello cui si ispira anche il presente lavoro.

Concludo questo capitolo citando alcune “leggi” in grado di ben sintetizzare le dinamiche più frequenti che caratterizzano il modo in cui ci rapportiamo con il tempo. Vediamole insieme:

• Legge di Parkinson: “Il lavoro si espande fino a riempire il tempo disponibile per il suo completamento”. Ciò significa che se riteniamo che un determinato lavoro richiederà cinque giorni, tenderemo ad utilizzarli tutti, anche nell’ipotesi in cui sia necessario meno tempo.
• Legge di Pareto: “Il 20% delle nostre attività produce l’80% dei nostri risultati”. Logico corollario: dobbiamo concentrarci e dedicare più tempo alle attività più redditizie.
• Legge di Fraisse: “Il tempo è una variabile soggettiva, ciò che ci piace passa più velocemente rispetto a ciò che non ci piace”. Da cui l’insegnamento che è bene evitare di dedicarsi solo alle attività che ci piacciono, rimandando tutto il resto.
• Legge di Illich: “Oltre una certa soglia la nostra efficacia diminuisce”. Bisogna individuare i momenti di maggiore efficienza che dedicheremo ai compiti più complessi.
• Legge di Carlson: “Svolgere un’attività in maniera continua prende meno tempo che frammentarla”. La legge ci dice che non dobbiamo prendere in mano una pratica dieci volte, se è sufficiente una volta sola. E’ per questo, ad esempio, che l’atto di citazione dovrebbe partire completo di ogni elemento, ivi comprese le richieste istruttorie, a meno che non sia strategicamente opportuno posticipare la discovery.

Memorizza questi leggi, ti aiuteranno a prendere decisioni più efficaci e a gestire in modo più produttivo il nostro tempo.

Domani basta con la teoria, si inizia con la pratica!!!

III

SUL TEMPO IN GENERE

Il tempo presenta queste caratteristiche:

• è uguale per tutti: tutti hanno una giornata di ventiquattro ore;
• è limitato: non possiamo disporne all’infinito;
• è deperibile: non può essere immagazzinato. Un’ora risparmiata oggi non mi consentirà di avere domani una giornata di venticinque ore;
• è soggettivo: la percezione che abbiamo cambia da momento a momento e da persona a persona.

E’ possibile avere più tempo? La risposta è No! Lo abbiamo già detto. Il tempo è uguale per tutti, ventiquattro ore al giorno; né un minuto di più, né un minuto di meno. Ma c’è qualcosa che possiamo fare e cioè gestire meglio noi stessi in relazione alle attività da compiere, nella cornice di tempo che abbiamo a disposizione. Memorizza bene questo concetto, perché è fondamentale: gestire meglio noi stessi in relazione alle attività da compiere. Per farlo dobbiamo far nostre le regole di Time management.

E’ un fatto che la cultura manageriale non sia ancora entrata a far parte del bagaglio culturale dell’avvocato medio. Pensiamo ad esempio ai corsi di aggiornamento professionale che vengono organizzati ogni anno, anche dai Consigli dell’ordine. Quanti sono dedicati all’organizzazione dello studio e dei suoi processi? Alla pianificazione degli obiettivi? Alle relazioni con il personale? Al marketing? Solo di recente si è assistito ad una timida apertura verso queste tematiche, sotto l’incalzare di molteplici fenomeni: l’evoluzione tecnologica, l’aumento della concorrenza interna ed internazionale, la domanda delle imprese, la velocizzazione dei processi, le riforme legislative. A fronte di ciò, l’avvocato con studio medio-piccolo è tendenzialmente visto – e lui stesso tende a vedersi – essenzialmente come un tecnico della legge, che può limitarsi a conoscere le norme, la giurisprudenza, la dottrina ed ignorare i processi organizzativi dello studio. Senza capire che in realtà egli è un manager a tutti gli effetti, anche quando gestisce un piccolo studio senza dipendenti e senza collaboratori, in quanto in tal caso egli è comunque manager di se stesso. Essere Manager, infatti, significa:

• saper gestire in modo efficace le risorse a disposizione;
• cogliere le opportunità di business;
• prevenire ed affrontare il cambiamento;
• modulare il proprio intervento in base alle circostanze e tanto altro ancora.

Accanto alle competenze classiche, dunque, è necessario possedere competenze specificamente manageriali e tra queste quelle di time management, che da ormai decenni sono state sviluppate ed applicate con successo. Queste tecniche non ci insegnano semplicemente a gestire l’agenda, ma ad assumere un atteggiamento mentale votato alla proattività, stimolandoci a focalizzare la nostra attenzione sulle priorità e sul modo di conseguire più efficacemente i nostri obiettivi.

Time management non significa nemmeno trovare gli escamotage per rendere la tua agenda ancora più piena di quanto lo sia già. Sappi che per quanti sforzi farai non riuscirai mai a svolgere tutte le attività. E più crescerai, più si moltiplicheranno gli impegni.

Spesso sento parlare di colleghi che lavorano quattordici, quindici ore al giorno e che si recano in ufficio il sabato e talvolta la domenica, nell’illusione di poter portare a termine tutto o in affanno nell’inseguire le scadenze. Ma la vera sfida non è “fare tutto”, ma “fare le cose giuste”.

La vera sfida non è fare tutto,
ma fare le cose giuste

E’ inutile far bene le cose sbagliate. Bisogna fare bene le cose giuste. Lo vedremo nel dettaglio più avanti quando parleremo di efficacia ed efficienza; ciò che in questo momento è importante sottolineare è la necessità di non confondere l’attività con il risultato. La nostra attenzione deve essere rivolta ai risultati e non semplicemente al fare. Si può discutere, programmare, pianificare, ma se non si ottengono i risultati queste attività sono del tutto inutili.

Time Management significa saper gestire in maniera efficace i compiti più importanti, delegando tutti gli altri. Anche qui te lo ripeto: gestire in maniera efficace i compiti più importanti, delegando tutto il resto. Il perché dovresti averlo già capito:

• perché migliora la qualità della vita lavorativa;
• perché migliora la qualità della vita in genere;
• perché ci dà la possibilità di avere più tempo a disposizione.

Non sono questi buoni motivi? Direi di sì.

II

IL PIU’ GRANDE NEMICO

Devo avvertirti. C’è un nemico che farà di tutto per impedirti di applicare i principi di questo libro; un osso davvero duro; uno che non ti lascerà cambiare le cose facilmente.

Ti stai chiedendo chi è, naturalmente. No, non è il tuo socio, la tua segretaria, il tuo partner. E’ una persona che tu conosci molto bene, meglio di chiunque altro. Proprio così, quella persona sei tu.

Tu sei il tuo più grande nemico!!! Tu farai di tutto per sabotarti, bloccarti, disincentivarti e sai perché? Perché cambiare è difficile. E’ molto difficile. E più passano gli anni, meno probabilità ci sono di cambiare. Questo perché con gli anni si rafforzano le nostre convinzioni. Sono le convinzioni, infatti, a generare i nostri comportamenti. Ogni azione nasce da una convinzione. Che cos’è una convinzione? Una convinzione è semplicemente una sensazione di certezza riguardo qualcosa. Il dramma delle convinzioni è che spesso non siamo consapevoli di averne e nemmeno sappiamo come si sono formate. Niente di male se queste convinzioni sono potenzianti; i guai iniziano con le convinzioni depotenzianti. Le convinzioni depotenzianti sono quelle credenze che limitano la nostra potenzialità di espanderci. Pensa ad esempio a tutte le convinzioni che iniziano con la locuzione “io non sono bravo a …..”, oppure “io non sono portato a ….”. Oppure pensa alle etichette: “Io sono fatto in questo modo “Io non sono un tipo puntuale”, “Io sono un procrastinatore”, “Io sono disordinato per natura”.

Come comprenderai, avere un sistema di convinzioni così radicato rende particolarmente difficile operare un cambiamento, per la semplice ragione che siamo noi stessi ad opporci al cambiamento.

Quello che devi sapere delle convinzioni è che esse non sono altro che … delle convinzioni. Come si sono venute, così se ne possono andare. Tuttavia, più queste convinzioni sono radicate, più è difficile sostituirle con altre più potenzianti. Come?

Anzitutto esamina la tua convinzione. Poniamo il caso che tu sia convinto del fatto che sei “un procrastinatore di natura”, uno che ce l’ha nel sangue rimandare. Che è fatto così.

Se io ti dicessi : “Guarda, hai la possibilità di trascorrere una notte con Belen (leggasi Gabriel Garko per le donne) l’unica condizione è che tu faccia subito la prenotazione dell’albergo”. Lo faresti, o rimanderesti?

Immagino che prenoteresti immediatamente. Perché? Semplice: perché hai un motivo forte.

Ritorneremo in seguito sulla motivazione. Per ora ti basti riflettere sul fatto che tutte le etichette sono sbagliate, per la semplice ragione che noi non siamo sempre disordinati, sempre pigri, sempre procrastinatori. Lo siamo quando non abbiamo un motivo forte che ci spinge ad agire diversamente.

Un altro sistema per sradicare una convinzione è agire sulle leve. Noi tutti ci muoviamo in base a due leve fondamentali: piacere e dolore. Agiamo, cioè, per avere piacere o per non provare dolore. Alcune persone si motivano più pensando ai benefici che potranno ottenere in futuro adottando un determinato comportamento. Altri si motivano pensando alle conseguenze negative.

Devi dunque scoprire qual è la tua leva motivazionale nelle varie situazioni. Ti faccio un esempio. In genere la maggior parte degli avvocati trova noioso fare il controllo regolare di tutte le pratiche, per verificare che nulla sia stato dimenticato. Così spesso rimandano. Se sei motivato dalla leva del dolore, prova a pensare alle conseguenze nefaste che ti potrebbero capitare se dimenticassi di interrompere la prescrizione in un sinistro con gravi lesioni, ovvero se dimenticassi di depositare una memoria entro un termine perentorio.

Prova a dedicare qualche minuto immaginando una situazione simile e vedi come corri a controllare le pratiche. Spero non ti sia già capitato.

Il messaggio di questo capitolo è chiaro: non limitare te stesso, le tue potenzialità, le tue capacità. Puoi essere ciò che vuoi, purché tu lo voglia.

A domani!

Avv. Mirco Minardi

Iniziamo con una storia che, come tutte le storie, inizia con “C’era una volta”.

C’era un volta un boscaiolo intento a tagliare alberi con una vecchia sega. Tagliava, tagliava e tagliava ma alla fine della giornata i risultati erano assai pochi rispetto al tempo impiegato. Un giorno passa di lì un altro boscaiolo e vedendo la fatica del collega gli dice: “Ciao, guarda che se non affili la lama continuerai a far fatica e ad ottenere poco”. L’altro, senza neanche alzare la testa gli risponde: “Non ho tempo di affilare la sega, devo tagliare queste piante”:

Il concetto è chiaro. E’ inutile lavorare, lavorare, lavorare se i risultati mancano. A volte occorre fermarsi e “affilare la sega”.

Iniziamo dunque un breve viaggio nel mondo del managment, sospendendo per qualche giorno i post giuridici (che a volte sono davvero noiosi!).

Vi propongo una serie di articoli per riflettere sul modo in cui “gestiamo il nostro tempo” e su come sia possibile migliorare la produttività.

Buona lettura!

I

SUL PERCHE’ E’ NECESSARIO SAPER GESTIRE IL PROPRIO TEMPO

Negli Stati Uniti tutti i manager degni di questo nome conoscono le regole del Time Management, perché queste regole rappresentano la base per lavorare in modo efficace.

Se ci pensi bene è ovvio. Tutto ciò che facciamo, lo facciamo in una cornice di tempo, più o meno variabile. O meglio: tutti hanno 24 ore al giorno, né un minuto di più, né un minuto di meno, anche se alcuni sono in forma con 4-5- ore di sonno, altri con 8. Ciò non toglie che la giornata sia di 24 ore per ogni persona.

Tuttavia i compiti, le informazioni, gli adempimenti che si accavallano ogni giorno nella vita di un professionista, equivalgono ai compiti, alle informazioni e agli adempimenti che un professionista di quarant’anni fa aveva forse in un mese.

Non so se ti sei accorto quanto tutto si sia velocizzato. I clienti non vogliono più risposte dopo una settimana, ma in giornata, oppure per il giorno dopo. Tutti corrono freneticamente e i processi (non intendo quelli in tribunale) si sono velocizzati esponenzialmente.

Non è questa la sede per discutere se questa velocità abbia un senso e se alla lunga possa danneggiarci, anche se ciò che penso l’hai già capito. Ma tant’è. Il mondo attuale è questo.

Ecco allora che diventa importante avere gli strumenti per ottimizzare il proprio tempo, e la buona notizia è che questi strumenti ci sono! Negli Stati Uniti sono decenni e decenni che vengono applicati; da noi, come sempre sono conosciuti da una stretta cerchia di “esperti”.

Io ho studiato i testi sacri del Time Management e li ho applicati alla mia esperienza di avvocato ed ho avuto grandi risultati. E qui c’è la questione di fondo: “quali vantaggi posso ricavare nell’applicare i principi del Time Management?” Ti rispondo con alcune domande:

• Immagina come ti sentiresti nell’avere più tempo libero da dedicare ai tuoi hobby preferiti?
• Immagina come ti sentiresti nell’avere più tempo da passare con le persone che ami?
• Immagina come ti sentiresti nel sentire che ogni giorno ti dedichi a cose importanti?
• Immagina come ti sentiresti nell’avere una migliore organizzazione dell’ufficio, sapendo gestire le scadenze e gli impegni in maniera ottimale?
• Immagina di non avere quei terribili pensieri che ti fanno temere di aver dimenticato qualche scadenza?

Dedica qualche minuto ad ogni domanda e prova realmente ad immaginare come ti sentiresti nelle diverse situazioni. Insomma, mi pare che di vantaggi ce ne siano, o no?

A domani!

Mi fido e vengo da te. Trattami bene e parlerò bene di te.

Che il mercato dei servizi professionali negli ultimi anni sia radicalmente cambiato, non è certo una novità. Alla crescita di nuova offerta (più professionisti), nuovi servizi (sempre più articolati e specializzati) si è accompagnato anche un cambiamento radicale della domanda: clienti sempre più esigenti, più informati, più disinvolti quando si tratta di chiedere uno sconto, un preventivo o una seconda opinione ad un altro professionista.

Nel bel mezzo di queste dinamiche gli studi, che non possono più dare per scontato un certo “zoccolo duro” di clienti, non solo si sono più che moltiplicati ma, adesso che i tempi si sono fatti difficili, rischiano anche di commettere l’errore di tagliare risorse piuttosto che impegnarsi a rinvigorire e stimolare nuova domanda. In altri termini, se si appartiene ad un settore maturo in un Paese sviluppato, è necessario proporsi al mercato in un modo più raffinato e imparare a farsi guidare dalla domanda piuttosto che dall’offerta. “Al centro della crescita dei ricavi di ogni studio c’è la propria reputazione. E questa deriva dall’eccellenza del lavoro svolto. I clienti che si avvicinano per la prima volta ad uno studio sono insicuri. Hanno pochi strumenti per verificarne anticipatamente la qualità: le referenze di persone di cui si fidano, l’accoglienza che ricevono da parte di quanti operano in studio e tutte le informazioni che possono ricavare dal materiale “autoreferenziale” che trovano in circolazione -sito, brochure, ecc. Una volta che l’incarico si sarà concluso il cliente comincerà a parlare della sua esperienza (sperabilmente positiva) ad altri: ne consegue, pertanto, che i due driver della crescita futura dei ricavi dipendano direttamente dalla qualità del lavoro svolto e dalla qualità del servizio offerto al cliente.

Qualità del lavoro svolto e qualità del servizio offerto al cliente

Questi due elementi contribuiscono a creare quella forte reputazione che a tendere si traduce in brand e il valore di quest’ultimo sarà il motore che genererà ulteriore domanda”. Questa in sintesi l’opinione di Laurie Young secondo il quale questo circolo virtuoso consente agli studi da un lato, di ridurre i costi destinati “alla vendita” di servizi professionali –perchè i clienti arriveranno naturalmente- e, dall’altro, di evitare delle logoranti guerre di prezzo, facendo sì che le tariffe applicate vengano considerate come una naturale “conseguenza” del servizio reso.

Messa in questi termini, è ovvio che l’attività di marketing debba tutta essere focalizzata ad incrementare la reputazione dello Studio.
Ma, allora, quali sono gli elementi di crescita in rapporto alle strategie di marketing?
Prima di tutto il fatto che i lavori giusti si ottengono attraverso le persone giuste –perchè la gente parla, la reputazione cresce e, di conseguenza crea domanda.

In questo senso il marketing deve essere diretto ad amplificare il passaparola, far sì che la reputazione si traduca in brand, creare una situazione in cui la domanda si presenta naturalmente in studio e misurare con oggettività il livello di qualità offerto.
Il secondo elemento è il networking –perchè le relazioni aiutano la vendita dei servizi. Il marketing deve operarsi per gestire relazioni strutturate e creare eventi.

Terzo elemento: la presenza su piattaforme fruibili da un pubblico vasto –perchè la visibilità aiuta la vendita dei servizi e incrementa la reputazione. In tal senso, per quanto riguarda il marketing, via alle relazioni con la stampa, alle conferenze, agli articoli e alle occasioni in cui dimostrarsi “leader di pensiero”.

Last but not least, il quarto elemento è la definizione di una strategia efficace –perchè le risorse, per la nota legge della marmellata al lampone (The law of raspberry jam) “più la spalmi, più sottile diventa lo strato” (The Secrets of Consulting: Giving and Getting Advice Successfully di Gerald M. Weinberg), devono essere focalizzate su opportunità vere e non disperse su mille progetti.

Costa pur sempre di meno passare un po’ di tempo a progettare bene le future iniziative, piuttosto che investire senza un piano preciso e/o su clienti non profittevoli.
Il marketing, quindi, diviene l’ausilio prezioso per identificare le occasioni, decidere le priorità, stabilire quali servizi offrire a quali clienti e, infine, coordinare tutte le attività necessarie ad agire.

Anche se a questo punto vi siete convinti dell’importanza di fare marketing in Studio, prestate attenzione a non imitare quegli studi che, non avendo ottenuto i risultati sperati, si sono progressivamente convinti, avvertendo un senso di frustrazione crescente, che l’efficacia di queste tecniche sia in realtà modesta. Una buona parte di questa delusione deriva da una serie di errori, spesso sottovalutati, riguardanti lo sviluppo e l’implementazione dei programmi di marketing.

L’errore che più spesso viene commesso è quello di improvvisarsi esperti di marketing. Niente marketing-fai-da-te! Ricordate che qualsiasi attività deve essere svolta in modo continuativo, professionale e competente. L’idea di potersene occupare saltuariamente, ad hoc, magari dopo aver affrontato una giornata -come tutte- ricca di impegni e di scadenze, è profondamente sbagliata. Così facendo, il tempo dedicato sarebbe assolutamente insufficiente. Per non parlare del rischio di produrre effetti indesiderati perché non si conoscono bene le “regole del gioco”. Un esempio per tutti: dato che non tutti i clienti sono uguali, è importante capire quali strumenti di marketing vanno usati e con che timing per ogni (cosiddetto) target group.

Avviando un’attività di marketing completamente ‘fai-da-te’ come minimo non vedrete alcun miglioramento. Se invece siete particolarmente sfortunati, vi troverete ad affrontare una serie di problemi difficili da risolvere, non solo all’interno e di stampo organizzativo ma anche esterni e lesivi della vostra immagine e reputazione. Quelli proposti di seguito sono gli errori che vengono commessi più di frequente.

Incentivi non definiti correttamente

Come vedremo, le finalità di un’efficace strategia di marketing sono diverse. Non si tratta solo di studiare attività che incrementino il numero dei clienti in portafoglio ma piuttosto di programmare una serie di azioni che stimolino le ‘vendite incrociate’ di servizi (il cosiddetto cross-selling). Per far questo è assolutamente indispensabile imparare a lavorare in team e a condividere risorse e conoscenze. I risultati individuali ottenuti a scapito di un efficiente lavoro di squadra sono necessariamente meno interessanti di quelli che si otterrebbero operando e scambiando competenze ed esperienze con gli altri professionisti dello Studio. E’ evidente a questo punto come i sistemi di remunerazione che premiano solo i risultati del singolo costituiscano spesso una buona ragione per far fallire anche i piani di marketing più dettagliati.

Mancanza di adeguata comunicazione interna

Persino nelle strutture di piccole dimensioni, le persone che lavorano all’interno spesso non conoscono tutte le potenzialità dello Studio. Non sempre hanno ben chiari il tipo di esperienza e i lavori seguiti, la tipologia di cliente, i casi di successo degli altri professionisti. Questa mancanza, dovuta ad un’organizzazione che non incentiva la comunicazione interna o ad un sistema di valori che non la controlla, misura e premia, determina una continua perdita di opportunità interessanti.

Carenti pratiche manageriali

Gli acquirenti di servizi professionali, come già è stato anticipato, sono divenuti estremamente sensibili alla qualità con cui tali servizi vengono resi. D’altra parte la completezza e la rapidità con cui la consulenza viene offerta non sono elementi sufficienti per poter affermare di aver organizzato al meglio il proprio lavoro se chi guida lo Studio non si occupa di farlo secondo uno stile prettamente manageriale. Tradizionalmente i professionisti non amano –o, dovremmo dire, sono allergici a- pensare al loro Studio come ad un’impresa. D’altra parte, a ben guardare, lo Studio è una struttura organizzata che presenta caratteristiche -per lo meno in termini di direzione- alquanto simili a quelle di un’azienda. In questo senso l’attività del vertice non può limitarsi ad approvare corsi di aggiornamento od organizzare, nella migliore delle ipotesi, degli incontri annuali con il personale per fare il punto della situazione. Deve, al contrario, prestare molta attenzione a come vengono distribuiti i carichi di lavoro, saper delegare quando è necessario, supervisionare il lavoro svolto, occuparsi dell’addestramento dei professionisti più giovani e, in sintesi, fare tutto quello che normalmente fa un imprenditore o un manager che non vuole vanificare gli sforzi compiuti in nome del marketing.

Assenza di controlli a valle

Il marketing è un processo che, tra le diverse attività, prevede anche un’attenta misurazione dei risultati conseguiti. Per poterlo fare, e anche questa è una sua caratteristica, deve lavorare di concerto con altre funzioni, quali la contabilità ed il controllo di gestione. Ancora una volta ben si comprende quanto tutta l’organizzazione debba essere sensibilizzata sulle tematiche di marketing. Carenze o, peggio, assenze di misurazione del lavoro svolto, così come inadeguati sistemi di incentivazione e premio, non consentono di valutare quali attività hanno effettivamente prodotto -e in che misura- dei risultati apprezzabili e, di conseguenza, permettere a chi si occupa della pianificazione di rivedere e/o utilizzare diversamente gli strumenti a disposizione.

Giulia Picchi
marketude – consulenza in marketing e comunicazione per avvocati e commercialisti

Pubblico l’intervista apparsa su Italia Oggi che Giulia Picchi di Marketude.it mi ha gentilmente fatto.

Avvocato Minardi, lei è uno dei primi giuristi ad aver adottato una modalità alternativa alla editoria tradizionale. Il suo ebook sulle insidie del processo civile, pubblicato su Lexform.it per la prima volta nel mese di maggio di quest’anno, ha già venduto centinaia di copie e sembra inarrestabile. Come è nata l’idea di scrivere un ebook?

Volevo soddisfare due esigenze: da un lato, mettere a disposizione dei colleghi un testo chiaro, pratico, aggiornato, scritto da un avvocato per gli avvocati; dall’altro utilizzare una formattazione particolare per permettere una lettura più agevole ed una migliore memorizzazione. Per ottenere questo ho fatto largo uso di riquadri colorati, grassetti, sottolineature. E poi volevo instaurare un rapporto diretto con i miei lettori, che continua dopo l’acquisto dell’ebook attraverso la newsletter.

Come mai ha deciso di realizzare anche dei video a corredo dell’ebook?
Credo molto nella comunicazione video, soprattutto per le generazioni cresciute a pane e televisione. Ho voluto dare una scelta in più. C’è chi preferisce leggere e chi preferisce ascoltare. In questo modo, chi acquista l’ebook può scegliere il canale che predilige.

Come hanno reagito i lettori che hanno acquistato un prodotto in formato solo digitale?
Molto meglio di quanto pensassi. Anche colleghi più attempati mi hanno chiamato per sapere come poter scaricare l’ebook e non hanno affatto recriminato per l’assenza di un testo cartaceo.

Lei pensa che gli ebook giuridici possano avere un futuro?
Dipende da molti fattori. Chi acquista un ebook si aspetta un testo diverso da quelli tradizionali, con un linguaggio certamente rigoroso ma meno formale, più diretto. Si aspetta inoltre di ricevere informazioni che non sono facilmente reperibili altrove, altrimenti preferisce comprare un testo tradizionale. L’ebook deve dare qualcosa di diverso che compensi il fatto che il lettore è costretto a leggerlo a video oppure a stamparlo. Io ho messo a disposizione dei lettori non solo la mia ricerca ma anche la mia esperienza sul campo. Ho inoltre risposto alle mail che mi sono state inviate. Insomma ho cercato di creare un rapporto più che una vendita.

Il titolo è singolare, le insidie e i trabocchetti del processo civile, ma è davvero così insidioso il processo civile?
Assolutamente sì. Da quando nel 1995 è entrata in vigore la legge 353/1990 che ha introdotto un rigido sistema di preclusioni, il processo civile è diventato molto complesso ed è molto facile commettere errori. Questo perché ad ogni piè sospinto ci si imbatte in una preclusione, ovvero in un termine rigido entro il quale occorre compiere una determinata attività. Il fatto, però, è che gran parte delle preclusioni non sono previste dal codice ma sono frutto della elaborazione giurisprudenziale che come sappiamo è assai mutevole. I lettori hanno dunque apprezzato moltissimo questa mia ricerca che ha permesso loro di conoscere meglio questo aspetto del processo civile.

Pensa di scriverne degli altri?
Sì penso di sì e sempre con il solito obiettivo di comunicare in modo semplice qualcosa che serve davvero per fare meglio la professione.